För de företag som har återkommande kundfakturor är Fortnox Avtalsfakturering en riktigt smidig modul som underlättar den löpande faktureringen. Så när en av våra klienter som är flitiga användare av Avtalsfakturerings modulen kontaktade oss för att automatisera vissa moment i hanteringen så tog vi gladeligen emot uppdraget och började genast skissa på lösningar.

Det första steget var att kartlägga alla steg som användaren tar för att gå från start till mål. Genom att räkna klick, imitera användarens resa , lokalisera friktionspunkter och den goda kännedomen av API:et kunde vi identifiera de steg som va ”onödiga” att hantera manuellt.

 

Kartläggning av kundens behov

Att skapa avtal, ställa in villkoren samt kunddata är inget som ska automatiseras då det är en viktig arbetsmoment som behöver utföras och kontrolleras av redovisningskonsulten / ekonomiansvarig.

Varje avtal har ett faktureringsdatum som anger när på månaden kunden ska faktureras enligt överenskommelse. Det är här automagin kan introduceras för att avlasta konsulten / den anställda. Det finns ingen anledning för en person att manuellt skapa varje faktura vid varje faktureringstillfälle då det är enbart klickande utan beslutsfattande.

 

Optimering och Automatisering av existerande funktioner

Automatisera Mera introducerade här en funktion som avläser aktiva avtal dagligen och identifierar de avtal som är aktuella för fakturering. Vid träff triggas aktionen ”Skapa Faktura”  inom 0.5 sekunder och direkt finns Kundfakturan att hitta under Kundfaktura vyn.

 

Nästa steg i arbetet var att ge användaren möjligheten att välja vidare automatisering av hanteringen. När  en faktura skapas i Fortnox så kvarstår möjligheten att redigera den men efter fakturan är bokförd försvinner den möjligheten. därför var det viktigt att ge användaren alternativet att få kundfakturorna automatiskt bokförda eller ej.

För den som väljer alternativet automatisk bokföring kommer Kundfakturan att landa färdig bokförd.

Slutligen finns valmöjligheten att även få Kundfakturan skickad till kund via e-post.
Även här är det viktigt att lämna denna auto-funktion som valbar då olika verksamheter har olika processer och automatiseringen ska verka som ett kompletterande och avlastande hjälp.

 

Att underlätta vardagen

Efter implementering av auto-funktionerna kunde vi tillsammans med kunden glädjande nog snabbt se resultat med avsevärd tidsbesparing.

Automatisera Mera’s Vision och driv är just att förenkla och effektivisera processer som skapar mervärde för verksamheter. Att automatisera manuella processer ska vara demokratiskt tillgängligt, fri för alla och stärka företags konkurrenskraft och utveckling.

Som vanligt öppnade vi upp tekniken för alla, så att fler kan få tillgång till funktionaliteter som besparar företaget tid och resurser.


Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *