13Apr
Att integrera Woocommerce med Visma Admin
När gammalt möter nytt
Visma Admin är Sveriges mest beprövade ekonomiprogram, den som hängt med längst och i många år varit den bästa ERP/ekonomiprogrammet för bolag inom ett brett spektrum av industrier. Innan molnet blev de facto hemmet för applikationer, så var det Visma Admin som var det självklara valet. Intressant nog så har en avsevärd stort antal användare valt att stanna med Visma Admin och att inte ta klivet ut till molnet, just p.g.a den rika funktionaliteten och stabiliteten som Visma Admin erbjuder.
Men det finns en baksida till det och det är integrationsfaktorn. Idag är det en anomali och ett integrerat flöde är i princip ett måste för att kunna arbeta och synkronisera mellan klinetbaserade och molnbaserade program. Vi ser en växande trend där bolag som enbart jobbade med kundbeställningar via telefon, mejl, besök etc har flyttat över kundkontakten till webbutiken, speciellt efter covid19 inträde under 2020. WordPress och WooCommerce utgör den mest använda och omtyckta plattform för e-handel idag och just kombinationen av Visma Admin och Woocommerce verkar vara lyckat och välanvänt av många.WooCommerce e-handelsplattform är en världsledande open-source lösning och har nog världens största plugin-ekosystem.Programmet fungerar i en global och krävande miljö och passar lika bra för stora som mindre organisationer.
E-handeln kommer att fortsätta växa och bli standardpunkten för kundbeställningar, såsom email tog över och ersatte brev som kommunikationsform. De besparningar som uppstår när man effektiviserar inköpen via webbutiken istället för manuella orderläggningar är avsevärda, men felaktigheter kan även uppstå i ett digitaliserat flöde om man inte planerar och implementerar klokt.
Automatisera Mera Woo-Visma Admin integration är en klientbaserat integrationstjänst som gör det möjligt att integrera ett e-handelssystem med ekonomi- och eller affärssystem. Nedan följer en guide kring hur man kommer igång, hur integrationen funkerar samt vilket flöde som sker mellan de olika programmen.
Förutsättningar
För att komma igång med integrerat flöde krävs följande moduler:
● Visma Administration version 1000 eller 2000 (köps från Visma SPCS)
● Visma Administration API / Integration (köps från Visma SPCS)
● Automatisera Mera integrationsklient (köps från Automatisera Mera)
Uppstart
1. Automatisera Mera tillhandahåller en integrationsklient som installeras på på samma server som kunden har sitt Visma Admin program.
2. Integrationsklienten är en Windows tjänst. Tjänster skiljer sig från vanliga program genom att en vanlig programvara slutar fungera om användaren loggar ut från datorn. En tjänst körs dock med Windows OS, i en egen miljö, vilket innebär att användaren kan loggas ut helt från sitt konto men fortfarande har vissa tjänster som jobbar i bakgrunden.
3. Skapa en integrationsanvändare i Visma Admin och ge fulla behörigheter till de delar i Visma Admin som integrationen ska jobba inom, t.ex Artiklar, Kunder, Order, Kundfaktura.
Integrationsanvändaren är lite som en robot som utför samma uppgifter en människa gör, som exempelvis skapa upp en kund och fakturera kunden. Skillnaden är bara att integrationsanvändaren gör det automatiskt baserat på den data som Automatisera Mera integrationsplattfrom inhämtar från Woo och signalerar in tll Visma.
Systemflöde
Synkronisering av artiklar
Artiklar synkroniseras mellan WooCommerce och Visma Admin där Woo är styrande, men det är möjligt att ställa in vilket program ska vara styrande för just lagersaldot. Exempel på data som synkroniseras från Woocommerce till Visma Admin är artikelnummer, pris och lagersaldo. Visma Administration har inte stöd för variantstruktur vilket innebär att vid synkning mellan systemen så skapas det upp en unik artikel för varje variant som finns i Woo.
Full kontroll över intäkter och löpande bokföring
Programmet är fiffigt uppbyggd så att man kan mappa intäktskonton för specifika länder på ett smidigt sätt. För bolag som sysslar med gränsöverskridande handel och är momsregistrerade i andra EU-länder eller måste rapportera MOSS så går det alldeles utmärkt att ställa in dedikerade intäktskonton på landsnivå.
Synkroniserad orderläggning
När en order läggs i webbshoppen hamnar den automatiskt även i affärssystemet. Det finns även möjlighet att få ordern uppdaterad till färdigbehandlad i Woo när ordern har fakturerats i Visma.
Synkroniseringen sker dagligen under satta intervaller och är en tvåvägssynk som jobbar för att uppgifterna i webbutiken och ekonomiprogrammet ska vara i linje. Med ett integrerat flöde p plats öppnar verksamheten upp för nya förtjänstmöjligheter, lägre personalkostnader och en större effektivitet inom verksamheten.
Automatisera Mera levererar över 40 integrationer och gänget har en gedigen erfarenhet och kompetens inom systemutveckling och e-handel. Vi jobbar med alla typer av ehandlare, från startups, mindre niche-bolag till större leverantörer av varor och tjänster. Vi är stolta över att kunna kalla oss integrationsspecialister och delar gärna med oss av vår kunskap om avancerade systemlösningar och e-handelsstrategi för att hjälpa er lyckas med er mål.
Välkommen att ta kontakt!