Vanliga frågor

Introduktion till Shopify och momshantering

Shopify är en omfattande e-handelsplattform som låter företag skapa och hantera onlinebutiker. Den erbjuder verktyg för lagerhantering, betalningshantering, frakt och, viktigast för vår diskussion, skatteberäkningar inklusive moms.

Shopify strävar efter att förenkla momshanteringen för handlare som säljer inom EU. Plattformen erbjuder funktioner för att hjälpa dig följa EU:s momsregler, men det är viktigt att förstå att det yttersta ansvaret för korrekt momsuppbörd och redovisning ligger hos dig som handlare.

Registreringsbaserade skatter:

• Shopify använder dina momsregistreringar för att bestämma vilka skattesatser som ska tillämpas.
• Du anger dina momsnummer för varje land där du är registrerad.
• Shopify tillämpar sedan automatiskt rätt momssatser baserat på dina registreringar och kundens plats.

Platsbaserade skattesatser:

• För länder där du inte är registrerad kan Shopify ändå beräkna skatter baserat på kundens plats.
• Detta är särskilt användbart för handlare som använder One-Stop Shop (OSS)-systemet.

Skatte-overrides:

• Shopify låter dig skapa skatte-overrides för specifika produkter eller kollektioner.
• Detta är avgörande för att hantera produkter med olika momssatser inom samma land.

4. Viktiga momsfunktioner i Shopify

EU-moms på digitala varor:

• Shopify kan automatiskt ta ut moms på digitala varor baserat på kundens plats.

Stöd för MOSS:

• För digitala tjänster stödjer Shopify MOSS-beräkningar (Mini One-Stop Shop).

Omvänd skattskyldighet:

• Shopify kan tillämpa omvänd skattskyldighet för B2B-transaktioner inom EU när det är lämpligt.

Prissättning inklusive moms:

• Du kan ställa in dina priser så att de inkluderar moms, vilket är vanligt i EU.

Automatiska skatteberäkningar:

• När det är konfigurerat beräknar Shopify automatiskt rätt moms för varje order baserat på produkten, kundens plats och dina registreringar.
   

1. Förstå när du behöver registrera dig för moms:

   a) Om du säljer till andra EU-länder:
      - Du behöver vanligtvis alltid registrera dig för moms i ditt hemland.
      - Från och med 1 juli 2021 gäller en gemensam tröskel på 10 000 EUR för distansförsäljning inom hela EU så kallad One-Stop Shop (OSS)-systemet. Det innebär att om bolaget går över denna tröskel ska moms även redovisas för satmliga EU-länder där försäljning skett, baserat på det landets momssats.
 

   b) När ska man momsregistrera sig i andra länder:
      - Om din sammanlagda försäljning till andra EU-länder eller exempelvis Norge är lika med eller överstiger 10 000 EUR, eller om du har betydande närvaro där (t.ex. försäljningsplats eller lager). Olika länder har olika tröskelgränser, detta kan du undersöka tillsammans med din redovisningskonsult.

 

2. Vilken momssats ska du ta ut?

   a) Kunder i ditt hemland: Din lokala momssats gäller.
   
   b) Kunder i andra EU-länder:
      - Under 10 000 EUR i total försäljning: Du kan välja att ta ut ditt hemlands momssats.
      - Lika med eller över 10 000 EUR: Ta ut momssatsen i kundens land för all försäljning till andra länder.

3. Konfigurera momsregistrering i Shopify:

   Steg:
   1. Gå till Shopify-admin > Inställningar > Skatter och avgifter.
   2. I avsnittet Länder/regioner, klicka på Europeiska unionen.
   3. Under "Moms på försäljning inom EU", klicka på "Lägg till land".
   4. Välj ett land där du är registrerad.
   5. Ange ditt momsnummer.
   6. Klicka på "Lägg till land".
   7. Upprepa vid behov för fler regioner.
   8. Om OSS moms gäller för ert bolag inom EU räcker det att du lägger till regionen EU.

4. Hantera olika momssatser inom samma land:

   Mångaländer har flera momssatser för olika produktkategorier. Till exempel:
   - Tyskland: 19% standardsats, 7% reducerad sats
   - Nederländerna: 21% standardsats, 9% reducerad sats
   - Sverige: 25% standardsats, 12% och 6% reducerade satser

   Om ni säljer i flera momssatser krävs det extra steg i konfigureringen för att Shopify inte ska registrera enbart en momssats per land. För att hantera detta behöver du skapa skatte-overrides.

6. Skapa skatte-overrides:

   a) Skapa en kollektion:
      1. Gå till Produkter > Kollektioner.
      2. Klicka på "Skapa kollektion" och ge den ett namn (t.ex. "Reducerad moms Sverige 6%").
      3. Välj "Manuell" under Kollektionstyp.
      4. Klicka på "Spara kollektion".
      5. Lägg till relevanta produkter i kollektionen och Spara.

   b) Skapa override:
      1. Gå till Inställningar > Skatter och avgifter.
      2. Klicka på relevant land/region.
      3. I avsnittet Skatte-overrides, klicka på "Lägg till produkt-override".
      4. Välj den skapade kollektionen.
      5. Välj regionen där overriden gäller.
      6. Ange den korrekta momssatsen (t.ex. 6%).
      7. Klicka på "Lägg till override".

   c) Upprepa processen för varje unik momssats och produktkategori.
 

7. Specialfall och undantag:

   a) EU reverse charge-undantag:
      - Gäller för B2B-kunder inom EU när varan skickas från ett annat EU-land än kundens.
      - Kräver en aktiv EU-plats för att fungera korrekt.

   b) Digital varor:
      - Särskilda regler kan gälla för digitala varor och tjänster.
      - Kontrollera om du behöver registrera dig för MOSS (Mini One-Stop Shop) för digital försäljning.

8. Regelbunden översyn och uppdatering:

   - Granska dina momsregistreringar och inställningar regelbundet.
   - Håll koll på förändringar i momssatser och tröskelvärden.
   - Övervaka din försäljningsvolym för att säkerställa att du uppfyller registreringskraven.

9. Dokumentation och rapportering:

   - Behåll noggranna register över all försäljning och momsbetalningar.
   - Förbered dig på att lämna regelbundna momsdeklarationer enligt kraven i varje registrerat land.

10. Sök professionell hjälp:

    - Momsregler kan vara komplexa och variera mellan länder.
    - Överväg att konsultera en skatterådgivare eller momspecialist, särskilt om du säljer i flera EU-länder.

 

Kom ihåg att denna guide ger en översikt, men momsregler kan ändras och varierar mellan länder. Det är alltid ditt ansvar som handlare att säkerställa att du följer aktuella momsregler och lagstiftning i de länder där du säljer.

Om ni väljer att få era utbetalningar från Shopify Payments i annan valuta än SEK men vill fortsätta få ordrar/fakturor skapade i SEK är det viktigt att ni är medvetna om följande:

1. Vår integration kan hantera detta utan problem. Ni behöver inte göra några ändringar i era inställningar hos oss.
2. Bokföringen i Fortnox kan fortsätta att ske i SEK.
3. Viktigt: Valutakursdifferenser kommer att uppstå
   • När utbetalningar görs i EUR och bokföringen i SEK kommer valutakursdifferenser att uppstå i Fortnox. Anledningen till detta är att integrationen inte har tillgång till den exakta valutakursen som används av Shopify eller er bank vid transaktionspunkten. Integrationen använder istället den aktuella valutakursen i Fortnox för konvertering.
   • Dessa differenser måste ni hantera manuellt i bokföringen.
4. Hur ni hanterar valutakursdifferenser:
   • Jämför beloppet ni faktiskt fått in på ditt bankkonto (i SEK) med det bokförda beloppet i Fortnox.
   • Skillnaden mellan dessa belopp är valutakursdifferensen.
   • Bokför denna skillnad som en valutakursvinst eller valutakursförlust enligt gällande redovisningsregler.
5. Vi rekommenderar att ni regelbundet stämmer av och justerar för dessa valutakursdifferenser för att säkerställa en korrekt bokföring.
6. Om ni är osäkra på hur ni ska hantera detta, rekommenderar vi att ni konsulterar er redovisningskonsult eller revisor.

För att göra denna process så smidig som möjligt har vi sammanställt en omfattande checklista som hjälper dig att förbereda din Shopify-butik på bästa sätt.

Genom att följa denna plan steg för steg kommer du att säkerställa att all nödvändig information finns på plats och att dina inställningar är korrekta. Detta kommer inte bara att göra integrationsprocessen enklare, utan också hjälpa till att förebygga eventuella problem i framtiden.

Låt oss börja med att gå igenom de viktigaste punkterna du behöver ta itu med.

## 1. Produktimport och -hantering
- [ ] Importera alla produkter till Shopify
- [ ] Säkerställ att varje produkt har:
  - Korrekt namn och beskrivning
  - Rätt pris
  - Aktuellt lagersaldo
  - Unik SKU (artikelnummer)

 

## 2. Momsinställningar
- [ ] Konfigurera rätt momssatser för alla produkter
- [ ] Säkerställ att momsen visas korrekt i kassan
- [ ] Verifiera att momssatserna överensstämmer med gällande lagstiftning
- [ ] Konfigurera för OSS moms om det är applicerbart för bolaget
 

## 3. Betalningsmetoder
- [ ] Aktivera och konfigurera önskade betalningsmetoder
- [ ] Testa varje betalningsmetod för att säkerställa korrekt funktion
 

## 4. Fraktinställningar
- [ ] Definiera fraktzoner
- [ ] Sätt upp fraktpriser och -regler
- [ ] Konfigurera eventuella integrationer med fraktbolag
 

## 5. Orderhantering
- [ ] Skapa och testa arbetsflöden för orderhantering
- [ ] Säkerställ att orderstatusuppdateringar fungerar korrekt
 

## 10. Testa flödet
- [ ] Skapa en testorder för att verifiera hela orderflödet
- [ ] Kontrollera att all orderinformation, inklusive moms och frakt, är korrekt
 

Lycka till med förberedelserna! Med denna plan kommer din Shopify-butik snart att vara redo för en smidig integration med ditt redovisningssystem. Ta ett steg i taget och snart nog är ni i mål med en effektiv e-handelsverksamhet!

Avräkningsrapporter ger en detaljerad översikt över en säljares kontoaktivitet under en specifik avräkningsperiod på Amazon. Dessa rapporter skapas regelbundet och kan hämtas från Amazon Seller Central. De innehåller omfattande information om de olika avgifter som Amazon tar ut för sina marknadsplatstjänster.

Avräkningsrapporter kan genereras veckovis eller varannan vecka, beroende på säljarens preferenser och kontoinställningar. När Amazon har skapat en avräkningsrapport får säljaren betalning för alla varor som sålts via deras Amazon-konto under den aktuella perioden.

Varje rapport innehåller en detaljerad uppdelning av:

1. Varupris
2. Amazons provisionsavgifter
3. Fraktavgifter
4. Lageravgifter (om tillämpligt)
5. Marknadsföringsavgifter (om säljaren använder Amazons reklamtjänster)
6. Eventuella återbetalningar eller justeringar
7. Det totala belopp säljaren tjänat

Följ dessa steg för att hämta en avräkningsrapport från  Amazon Seller Central-konto:

1. Logga in på ditt Amazon Seller Central-konto.
2. Navigera till "Betalningar" (Payments) i huvudmenyn.
3. Välj "Betalningar" (Payments) igen i undermenyn.
4. Klicka på "Alla utdrag" (All Statements).
5. Hitta den relevanta avräkningsperioden i listan.
6. Klicka på "Ladda ner platt fil V2" (Download Flat File V2) för den önskade perioden.

Observera: Om knappen "Ladda ner platt fil V2" inte är tillgänglig för en viss period, behöver du först klicka på "Begär rapport" (Request Report). Detta initierar skapandet av rapporten, vilket kan ta några minuter beroende på mängden data.

Ytterligare tips:

- Avräkningsrapporter är vanligtvis tillgängliga inom 24 timmar efter att en avräkningsperiod har avslutats.
- Du kan välja mellan olika filformat för nedladdning, men "Flat File V2" rekommenderas eftersom den innehåller den mest detaljerade informationen i ett lättläst format.
- Om du har problem med att öppna filen, se till att du har ett kalkylprogram som kan hantera stora datamängder, som Microsoft Excel eller Google Sheets.
- Det kan vara klokt att spara dessa rapporter på en säker plats för framtida referens och bokföringsändamål.
 

Det är viktigt att regelbundet granska dessa rapporter för att säkerställa att alla transaktioner är korrekta och för att snabbt kunna ta itu med eventuella avvikelser.

Försäljningsrapporter

Under Analytics >> Reports finner ni flertal rapporter från Shopify. För att få fram omsättningsstatistik, sök på Total Sales.

Därefter kan du söka på valfri datumintervall för att få en överblick över Brutto och netto omsättning, returer, rabatter m.m.

Utbetalningsrapporter

Använder bolaget Shopify Payment som betalväxel finns det Utbetalningsrapporter direkt i Shopify att hämta. Di hittar dessa under Settings >> Payments >>  View Payouts.

Alternativt direkt under Finance.

Skala upp din verksamhet med automatisering

När din verksamhet växer, växer vår automatiseringstjänst med dig. Här är information om hur du kan utnyttja Automatisera Mera's integrationsplattform för att stödja din expanderande verksamhet.

Integrationsplattformen sammankopplar ett brett utbud av bokföringsprogram och e-handelsplattformar för att effektivisera dina finansiella processer.

-Bokföringsprogram: Integrationspartners med Sverige's största ekoonomiprogram såsom Fortnox, Visma Admin och Visma eEkonomi.
- E-handelsplattformar: Integrerar med populära plattformar som Shopify, WooCommerce, Quickbutik, Starweb, Magento.
- Betalningsgateways: Mest kopplingar till betalleverantörers såsom inklusive Stripe, PayPal, Klarna, Adyen, Qliro, Walley, Swish, Worldline, Shopify Payment m.m.

Anpassa automatisering till företagets tillväxt
- Tillväxt: Vårt system är utformat för att hantera växande transaktionsvolymer utan att kompromissa med prestandan.
- Växande apputbud: Med en appkatalog med över 50 appar du kan enkelt lägga till fler kopplingar i ditt flöde efter behov.
- Expansion: Lägg enkelt till nya länders bokföringskonton i appinställningarna när din verksamhet expanderar internationellt.

Skräddarsy dataimport

Integrationsplattformen är uppbyggt på ett smart sätt som gör att ni kan beställa skräddarsydd data mappning eller kodregler för import till ert ekonomiprogram. Till en relativt låg kostnad kan man bygga dataimporten utefter behov utan att behöva betala höga kostnader i form av utvecklingsprojekt. Vår timkostnad för skräddarsydd impelementering är 1200:-/h och beroende på komplexiteten landar det oftast i snitt på mellan 4-15 timmar.

- Anpassade fält: Mappa specifika fält från källappen till ekonomiprogrammet.
- Automatiserade kodregler: Ställ in regler för hur bokföringsposten ska konteras i ekonomiprogrammet. Exempelvis exkludera ordrar med specifik taggar, eller använd specifika bokföringskonton baserat på speciika regler m.m.
 

Migrering

Övergå smidigt från din nuvarande bokföringsmetod till vår automatiserade lösning med dessa bästa praxis.

Steg för övergång
1. Utvärdering: Utvärdera dina nuvarande processer och identifiera automatiseringsmöjligheter.
2. Dataförberedelser: Rensa och organisera dina befintliga finansiella data.Säkerställ att all aktuella eller historiska data är registrerat korrekt i ekonomiprogrammet innan ni aktiverar en ny koppling.
3. Systemutvärdering: Utvärdera existerande integrationer med andra leverantörer och dess funktionalitet så att det inte uppstår klashar mellan olika integrationer från olika leverantörer
4. Integrationsuppsättning: Om ni har ett komplext upplägg rekommenderar vi att ni köper till Onboarding Care, då en integrationsspecialist kommer att se över era Automatisera Mera inställningar för bästa möjliga uppstart.
5. Välj en lugn period: Planera migreringen under en mindre hektisk ekonomisk period om möjligt. Kör inte på mitt i Black Friday =)
6. Utbildning: Ge omfattande utbildning till ditt team/redovinsingsbyrå om det nya systemet och förankra informationen som finns tillgänglig i kundportalen under Användarguider.
7. Skynda inte implementeringen. Vår plattform är byggd på ett smart sätt så att det går att retroaktivt importera in händelser till ekonomiprogrammet inom en rimlig period, så stressa inte fram migreringen. Det är mer viktigt att grunden är satt korrekt från början.
 

För större företag med hög volym rekommenderar vi att först konfigurera allt i ett test-Fortnox-konto och testköra med vår app i några veckor. Kontakta oss för priser för ett sådant paket.

När företaget säljer ett presentkort betraktas det normalt som ett förskott från kund och därmed som en skuld till kunden. Om presentkortet gäller för olika obestämda varor och tjänster är presentkortet en så kallad flerfunktionsvoucher, vilket är vad Shopify kopplingen stödjer. Försäljningen av presentkortet bokförs som en skuld oftast på 2421 tills det utnyttjas och någon moms redovisas alltså inte i det här skedet.

Beskattningsland, skatteplikt, skattesats och beskattningsunderlag blir inte känt förrän vid inlösen av presentkortet. Detta innebär att momsen vid flerfunktionsvouchers först redovisas vid inlösen av presentkortet. Nedan följer en beskrivning av hur integrationen konterar för köp samt inlösen av presentkort.

Köp av presentkort

Företaget har sålt ett presentkort för 1000 kr, presentkortet kommer kunna utnyttjas mot flera varor/tjänster. Vid försäljningen kommer intäkten in på företagskontot. Shopify kopplingen kommer skapa upp en kundfaktura med konteringen:

Därefter kommer Shopify Payment att utföra en utbetalning till bolaget, varav en av transaktionerna är köpet av presentkortet. Då kopplingen alltid betalrapporterar individuella transaktioner på avstämningskontot kommer betalmarkeringen av kundfakturan se ut som nedan.

Inlösen av presentkort

När inlösen sker så är det fastställt vilken produkt som köptes, därmed kommer denna kundfaktura att innehålla momsad försäljning. Om enabrt presentkortsbeloppet har lösts in så kommer fakturan ha saldot 0 och bli slutbokförd.

Om kunden däremot handlar över presentkortbeloppet och betalar för resterande del så kommer fakturan ha ett kvarstående saldo, detta saldo kommer sedan betalmarkeras som normalt med Shopify Pay integrationen vid utbetalning.

Om bolaget har en bankintegration med Fortnox så innebär det att bankintegrationen kommer försöka matcha alla transaktioner som sker på banken.

Inne i Fakturavyn under Inbetalningar så kan man se Bankintegrationens matchningsförsök. Detta är gränssnittet för bankens egna integration och har alltså ingen relation/samband med Automatisera Mera's kopplingar.

När man använder Automatisera Mera avstämnings kopplingar som exempelvis Shopify Pay, Klarna, Stripe, Adyen etc så kommer Automatisera mera att skapa samlingsverifikat för utbetalningarna per automatik direkt i huvudboken och slutbokföra händelser i den valda verifikationsserien.
Det innebär att man inte behöver parallelt använda bankintegrationens matchningsfunktion för utbetalningar från webbshoppen. Det går bra att radera/ignorera dessa från under inbetalningar, då det är inte bankintegrationen som kan/sköter avstämmningen, utan Automatisera Mera.

Logga in i er Merchant Hub och klicka på användarnamnet högst upp till höger i menyn och välj Manage Access.

Klicka på Create och sedan API Key och generera ett nytt par API nycklar.

Dessa klistrar ni sedan in i Automatisera Mera kundportal.

Klart!

• För att kunna använda våra integrationer behöver ni ha Fakturamodulen/licensen i Visma. (Gäller samtliga kopplingar förutom Dagskassa, Swish Handel, Adyen, Bambora, Stripe Pro och Klarna Pro)
   
• Ert Visma Konto måste vara inställt på Fakturametoden. Om ni kör Kontantmetoden kommer inbetalningar från betalväxlar att inte kunna registreras.
   
• Se till att ni har lagt in korrekta försäljningskonton per region för att momsen ska registreras korrekt. Detta gör ni genom att klicka in på Inställningar >> Artikelkontering. Redigera varje Artiklekontering så att den är inställd på korrekta försäljningskonton per region.
  
  
   
• Om bolaget säljer i andra valutor än SEK är det viktigt att lägga till in ett giltigt Iban nummer på bankkonton som finns upplagda i Visma under Inställningar >> Kassa & Bankkonton.
   
• Säkerställ att ett aktuellt Räkenskapsår alltid är tillagd.
   
• Notera att för utbetalningskonton som ni vill att integrationen använder behöver det vara ett bankkonto som inte har en bankkoppling. Ni kan skapa upp alternativa bankkonton för integrationens ändamål.
  

Du styr själv momskonton och försäljningskonton i Visma inställningar baserat på land. Integrationen skickar aldrig in någon momsinformation utan Visma styr detta internt baserat på köparens land och de konton du har inlagt i din Artikelkontering.

För att ställa in försäljningskonton gör du följande:

1. Logga in i Visma
2. Klicka på Inställningar >> Artikelkontering
3. Klicka in på varje Artikelkontering
4. Under försäljningskonton, ställ in de olika konton som Visma ska använda grundat på köparens land
5. Klicka på Spara
   
   

Det beror lite på vilka problem du vill lösa med integrationer. Vi listar de olika alternativen och vilken som är lämpligast för vilket behov.

Vi är ute efter en lösning som bara sköter bokföringen, vi arbetar inte i ekonomiprogrammet med lagerhantering
I detta fall funkar våra Plus integrationer utmärkt som en lösning och då behövs ingen webbshops koppling eftersom ingen produktdata behöver synkas. Klarna Plus, Stripe Plus, Paypal Plus, Nets Easy Plus och Svea Plus arbetar alla på samma sätt, de inhämtar utbetalningsfiler från betalväxeln och redovisar varje order för sig i kundreskontran.
Då inhämtningen kommer från betalväxeln och inte webbshoppen så kan kund och produktdata vara skralt. Nedan listas de begränsningar som finns för vilka integrationer:

Paypal Plus:
- Går ej att använda om man säljer i flera i samma land eftersom Paypal inte redovisar momssatser.
- Orgnummer för företagskunder är inte tillgängligt
- I vissa fall saknas information om vilken produkt som har sålts, i detta fall är fakturabeskrivningen en generisk beskrivning
- Artikelnummer inkluderas inte i Fakturan.

Stripe Plus:
- Går ej att använda om man säljer i flera i samma land eftersom Paypal inte redovisar momssatser.
- Orgnummer för företagskunder är i vissa fall tillgängligt
- Information saknas om vilken produkt som har sålts, i detta fall är en generisk beskrivning
- Artikelnummer inkluderas inte i Fakturan.

Klarna, Nets Easy och Svea har inte ovan begränsningar.
 

Vi är ute efter en lösning som synkar kund, order orch produktdata till ekonomiprogrammet
Här behövs det en kombo lösning mellan en webshops integration och en avstämningsintegration. Ett vanligt scenario bland våra kunder är att de har en Shopify eller Woocommerce webbutik och använder en eller flera betalväxlar. De använder ekonomiprogrammet för att inhämta lagersaldo som ska synkas till webbutiken eller vice versa. I detta fall behöver ni en integration för webbshoppen och X antal Basic/Pay integrationer baserat på hur många betalväxlar ni erbjuder. Ett vanligt upplägg är:
-Shopify integration --> sköter import av kunder, ordrar, produkter och synkar lagersaldo
-Shopify Pay integration --> sköter avstämning av utbetalningar från betalväxlar som har avtal med Shopify, bland annat Stripe, Klarna och Shopify Pays egna betalväxel.
-Paypal Basic integration --> sköter avstämning av utbetalningar från Paypal. Separat koppling behövs eftersom Paypal inte  har avtal /är inkluderad i Shopify Payments betallösning.

Automatisera Basic och Pay integrationer är byggda för att automatisera den löpande avstämningen av utbetalningar som sker från betalväxlelleverantörer. Många e-handlare idag erbjuder sina kunder många olika betalalternativ och avstämningen av utbetalngar för webbutikens ordrar är minst sagt en utmaning.
Nästan alla betalväxlar betalar ut en klumpsumma till företagskontot som representerar ett antal ordrar som är skapade på hemsidan/webbutiken - en dag, en vecka eller flera veckor tidigare. Betalningsfrekevensen beror på vilket avtal och möjligheter som varje betalväxel erbjuder. De allra flesta betalväxlar debiterar en transaktionsavgift och vissa av dessa betalväxlar's avgifter är momsbelagda, medans andra är inte det. Alla betalväxlar förutom Swish debiterar avgiften innan utbetalning vilket gör att utbetalt belopp och orderbelopp inte är detsamma. Vissa betalväxlar erbjuder utbetalningar i olika valutor till olika valutakonton och då finns behovet att även kunna styra dessa till respektive valuta konto i kontoplanen.

Att manuellt söka upp ordrar för vid varje utbetalningstillfälle, matcha dom med ordrar eller fakturor i ekonomiprogrammet, kontera för eventuella avgifter och moms på avgifter, samt beräkna utbetalda belopp när order eller utbetalning är i annan valuta är minsta sagt ett hästjobb, bådar för manuella misstag och är ett av dom tråkigaste admin uppgifterna man kan ha. Det tar i snitt en människa 6 minuter att genomföra ovan steg, medans våra integrationer kan utföra samma uppgift på 4 sekunder.

Automatisera Mera har legat i framkanten för automatisering av avstämningsprogram och var först ut med att leverera lösningar för Klarna V3, Nets Easy, Swish, Adyen och Bambora. Idag erbjuder vi lösningar för alla stora betalväxlar i marknaden och det pågår ett ständigt kontinuerligt utveklingsarbete för att stötta nya betalväxelleverantörer. Vår styrka ligger i den avancerade matchningslogiken som har en hög kapaciteten av lyckad matching och betalrapportering för ordrar som har annan valuta än utbetalt belopp, för krediter, delkrediter och splittade ordrar.

Våra kunder som har provat på samma tjänst hos andra leverantörer ger feedbacken att ingen leverantör har gett så goda resultat som Automatisera Mera's tjänst. Oftast provar kunden på med en betalväxel, är nöjda med resultatet och lägger på ytterligare integrationer för andra betalväxlar. Vår retention rate för kunder som prenumererar på avstämningsintegrationer är 96%.



En överblick över hur de olika integrationerna fungerar
Alla avstämningslösningar förutom Swish följer samma struktur, fakturainbetalningen konteras på ett avstämningskonto/mellankonto och klumpsumman som inkommit till bankkontot konteras på ett företagets bankkonto. På så sätt hälls företagskontot städat och man kan snabbare och enklare uppsöka eventuella differenser i avstämningskontot.
Alla integrationer stödjer krediter och delkrediter. Träffsäkerheten för återbetalningar ligger i dasgläget på 86%.
Alla integrationer klarar av att matcha både Order eller Faktura i ekonomiprogrammet.

Stripe Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är antingen transaktionsID eller kunduppgifter
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.


Klarna Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Klarar av att skapa upp kreditfaktura om det saknas i ekonomiprogrammet då vissa e-handelsplattformar inte stödjer importer av krediter till ekonomiprogrammet.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.



Paypal Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är antingen transaktionsID eller kunduppgifter
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data
- Då Paypal verkar som en bank och debiteras ingen moms  på avgiften och fakturainbetalningen konteras direkt på valt utbetalningskonto, inget mellankonto används här.

Nets Easy Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Klarar av att skapa upp kreditfaktura om det saknas i ekonomiprogrammet då vissa e-handelsplattformar inte stödjer importer av krediter till ekonomiprogrammet.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.


Svea Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Klarar av att skapa upp kreditfaktura om det saknas i ekonomiprogrammet då vissa e-handelsplattformar inte stödjer importer av krediter till ekonomiprogrammet.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.

Shopify Pay
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
-Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.


Bambora
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Import av data innebär ett manuellt moment av att mejla in fil till skanningsadress.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.

Swish
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Import av data innebär ett manuellt moment av att mejla in fil till skanningsadress.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan direkt på bankkontot.
- Inga avgifter konteras då Swish fakturerar bolaget separat.

Adyen
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Import av data innebär ett manuellt moment av att mejla in fil till skanningsadress.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.

Med Automatisera Mera  Byråpartner får er byrå tillgång till en byråportal för att enkelt kunna administrera era kunders integrationer samt inhämta avvikelserapporter. Alla våra byråkunder har möjlighet att ansluta ett obegränsat antal klienter och visionen med byråportalen är att göra det enkelt för dig som konsult att ha en samlad plats  för administration av samtliga kunder.

Partner programmet är kostnadsfritt och vi erbjuder även förmånliga priser och kickback för byråer som ansluter en större mängd integrationer.

Nyfiken på att veta mer hur det är att samarbeta med oss på Automatisera Mera?

Välkommen att kontakta oss på byrapartners@automatiseramera.se.

Automatisera Mera integrationsplattform tillhandahåller en självbetjäningsportal(kundportal) som fungerar som en resurs och en utgångspunkt för kunder som vill hantera sina integrationer, eller för byråpartners som vill administrera sina kunders integrationer.
I självbetjäningsportalen kan ni administrerat era app inställningar, här finner ni även svar på vanliga frågor, uppstartsguide samt information kring integratiionens funktioner. I standardsupporten ingår det mejlsupport kring integrationens inställningar och funktionaliteter. Supporten är öppen 8-17 varje vardag och ärenden besvaras oftast inom 1-2 arbetsdagar.

Ingår i Standardsupport:

-Tillgång till självbetjäningsportalen
-Mejlsupport 8-17 varje vardag
-Supporten assisterar kring programtekniska funktioner för integrationerna och vägleder kring app inställningar i självserviceportalen.

Ingår inte i Standardsupport:

-Support och vägledning för tredjepartsprogram, exempelvis ekonomiprogrammet eller webbutiken.
-Assistants och rådgivning för att lägga upp nytt flöde eller ändra existerande flöde
-Förändringar i tredjepartssystem som resulterade i störningar i existerande integrationsflöde och som kräver ny konfiguration eller uppsättning.
-Konsultation kring systemflöden
-Utbildning av personal
-Felsökning för störningar ej orsakade av Automatisera Mera's tjänst men som påverkar bolagets integrationsflöde.
Vid felsökning utav fel som ej är härledda till Automatisera Mera's tjänst som kräver insatser av tekniker debiterar kunden 1200:-/h.

I vilka fall behöver vi köpa till konsult timmar?

-Om ni har behov av en integrationsspecialist som behöver investera tid i just er bolags behov och flöden för att strukturera och vägleda i er digitaliseringsresa.
-Utbildning av ny personal kring systemintegrationerna och bolagets integrationsflöde.
-Felsökning som härledes från en tredjepartsprogram eller andra parter som påverkar ert integrationsflöde

Timkostnad för konsultation är 1200:-/h ex moms.

I vilka fall behöver vi köpa till premium support?

Om ni har behov av personlig kontakt, frekvent telefonsupport eller snabbare svar och åtgärdstider finns det möjlighet att köpa till ett SLA Paket för premium support. Följande SLA paket finns tillgängliga:

SLA Paket Silver - 1500:-/màn ex moms
• Felanmälan via direktlina, antingen per telefon, sms eller email
• 1h inställelsetid (kontorstid)
• 3h inställelsetid (övrig tid)
• Underhåll utanför kontorstid

SLA Paket - Guld - 2000:-/mản ex moms
• Felanmälan via direktlina, antingen per telefon, sms eller email
• 30min inställelsetid (kontorstid)
• 1h inställelsetid (övrig tid)
• Underhåll utanför kontorstid
 

Som ny kund med onboarding paket kommer du att få konfigurationshjälp för integrationen samt vägledning inför uppstarten. En integrationstekniker kommer stötta er så att rätt inställningar utifrån ert flöde ställs in och säkerställer vid integrationsaktivering att systemen talar med varandra baserat på valda inställningar. Om flera parter är inblandade såsom redovisningsekonom och företagsägare så koordinerar vi med samtliga partner för bästa möjliga uppstart.

Kostnad för detta är 1200:- ex moms per integration.

Ingår i tjänsten:

-Koordinering med samtliga relevanta parter för samverkan kring lämpligast konfiguration

-Assistans med konfigurering av integrationsinställningar

-Kontroll så att samtliga nödvändiga inställningar i ekonomiprogrammet och käll appen är inlagda.

-Vägledning kring grundläggande funktioner i ekonomiprogrammet.

 

Ingår inte i tjänsten:

-Eventuella förinställningar som behöver finnas i ekonomiprogrammet. Exempelvis uppsättning av kontoplan, OSS konto etc.

-Förarbete i käll appen, t.ex om produkter, kategorier, produktinformation, kunder m.m ska skapas upp eller förberedas i webbshoppen.


Tack vare vår mångåriga erfarenhet inom systemintegrationer och e-handelsbranchen så har vi en god grundförståelse och kompetens för hur man bäst sätter upp ett automatiserat flöde mellan olika program och har hjälpt många bolag i olika storlekar att digitalisera. Om ni har behov av mer djupgående stöd och konsultation är ni välkommen att kontakta oss för att beställa konsultationstimmar.
-

1. Logga in i ditt Wix konto och gå till API Manager för att generera nyckeln.
Namnge nyckeln och välj All Permissions.

2. Kopiera din Site ID och klistra in den i dina integrations inställningar i Automatisera Mera kundportal tillsammans med API nyckeln.

Site ID hittar du i URL fältet när du är inloggad i ditt Wix konto, d.v.s efter /dashboard delen här:

Klart!

1. När du loggar in i Paypal, klicka på Developer i menyn.

2. Klicka sedan in på Business Development  knappen så ser du en underlänk som heter Developer Dashboard, klicka på den så kommer du till er utvecklar Paypal portal.

Se till att LIVE är inställt och sedan klicka på Apps & Credentials upp i menyn.

3. Nu kan ni skapa en app i LIVE miljö och ge den namnet Automatisera Mera, så kommer Paypal returnera API nycklar.
Det är Client ID och Client secret som ni behöver hämta ut.

4. Klicka in på appen och lägg till dessa behörigheter.

5. Kopiera dessa nycklar och klistra in dom i er Automatisera Mera kundportal under App inställningar. Klart!

1. Säkerställ att alla era artiklar i Quickbutik har ett artikel/skunummer. Artikelnummret bör inte innehålla andra typer av tecken än siffror, bokstäver och bindestreck. Undvik absolut specialtecken i artikelnummren som exempelvis / + , [ " o.s.v.

2. Under Inställningar >> Allmänt, se till att ställa in priser ink moms, fyll i momssats för produkter och även momssatsen som är gällande för fraktavgiften.

3. Om ni säljer utanför Sverige och använder Fortnox, lägg till de valutor som ni säljer i under Inställningar >> Valutor i Fortnox.

4. Om er firma är OSS pliktig och ni använder Fortnox som ekonomiprogram, förbered genom att skapa upp intäkt och momskonton i Fortnox kontoplan och sedan sammanlänka dessa i Automatisera Mera kundportal. Se utförlig Fortnox guide som vi har sammanställt.

5. För bästa kompatibilitet rekommenderar vi att ni använder Fakturametoden som redovisningsmetod.

Klarna Pro integrationen inhämtar CSV filer från Klarna API, inskannar dessa och rapporterar därefter försäljning och utbetalningar i Fortnox. Följ dessa instruktioner för att säkerställa att era rapporter följer rätt kolumn struktur.

1. Klicka på Settlements i Menyn och därefter Add new Configuration för CSV och Merchant Portal API.

2. Rapport Layouten ska vara likt detta

3. Summary section ska innehålla dessa fält

4. Slutligen ska order raderna innehålla dessa kolumner:

I de fall där Fortnox användare har Lagermodulen aktiverad finns det inget sätt att skapa en order eller kundfaktura med via Fortnox API med Levererat antal högre än 0 för en artikel vars lagersaldo i Fortnox är 0 eller mindre. Oavsett vad våra integrationer skickar in som Levererat antal i dessa fall kommer Fortnox att lägga Levererat antal för artikeln i fråga som 0, vilket också resulterar i att summan på artikelraden är 0. Det finns dessvärre ingenting vi kan göra från vårt håll i dessa fall. 

Potentiell lösning är en av följande: 

1. Avaktivera Fortnox Lagermodul - det går då bra att skapa fakturarader med Levererat antal högre än 0 även om lagersaldot för artikeln är 0 eller lägre. 
2. Se till att lagersaldona för era artiklar i Fortnox alltid överstiger 0. 
3. Tillåt Negativa Lagersaldon i ert Fortnox konto, se nedan inställning
    

1.Själva fakturan inrapporteras via kopplingen till Fortnox i originalvaluta på köpdatumet, som exempelvis EUR.  

4. Men de flesta PSP leverantörer som Paypal, anger inte denna info. Det innebär att beloppet som bolaget får betalt i SEK baseras på en växelkurs som är annorlunda än det PSP leverantören använt.

5.Diffensen för valutakursen som uppstår får man bokföra med ett manuellt verifikat en gång i månaden som valutakursdifferens.

Vi tar gärna ett förutsättningslöst möte med er för att lyssna in era behov och se om vi kan hitta en teknisk lösning.
Hur vi jobbar:

1. Samtal
Vi lyssnar av vad du som kund behöver och tar fram ett förslag på det som vi rekommenderar för just dig och din verksamhet.

2. Affär
Offert skickas med estimering av arbetstimmar för utveckling och projektledning. Ni inkommer med en detaljerad kravspec och därefter kan kontraktet skrivs på. Relevanta kontakpersoner kopplas in och vi bokar in ett uppstartsmöte.

3. Programmering
Programmeringen påbörjas med er kravspecifikation som underlag och en dedikerad projektledare håller kontinuerlig kontakt med er utefter utvecklingens gång.

4. Leverans
Vi tillhandahåller tjänsten och tillsammans med er går vi igenom funtkionerna och säkerställer att programmet jobbar korrekt.
Därefter slår vi på automatiseringen i skarp miljö.

Javisst, det har vi stöd för. Logga in i er kundportal och ställ in/mappa de intäktskonton ni vill ha för dom specifika länderna.

I denna guide finner du en generell överblick.
https://automatiseramera.se/nya-funktioner-oss-st-d/

Gällande momskontot för varje intäkskonto så styr ni detta i era Fortnox inställningar, under kontoplanen.

Se nedan guide.
https://automatiseramera.se/faq/?search=Hur%20funkar%20Fortnox%20momsinst%C3%A4llningar%20f%C3%B6r%20apparna?

Om du har aktiverat integrationen enligt våra instruktioner och fortfarande inte kan se dina avräkningar i Fortnox eller Visma kan orsaken vara att dina avräkningsnotor har fel format.

Detta löser du genom att uppdatera uppgifter i din Klarna Merchant Portal enligt följande steg: 

1. Logga in i din Klarna Merchant Portal
    
2. Klicka på "Avräkningar"  > "Konfigurera rapporter"
   
   
   
    
3. Klicka på "Ändra" för CSV - Merchant Portal & API 
   
   
    
4. Dina inställningar ska se ut på följande sätt: 
   
   
   FORMATTERING
   
   
   
   LAYOUT
   
   
   SAMMANFATTNINGSDEL
   
   
   TRANSAKTIONSLISTA
   

När du är klar klickar du på ”Spara konfiguration” längst ner i högra hörnet.

Om du behöver ytterligare guidning kan du chatta med Klarna Butikssupport så kan dom vägleda dig hela vägen. 

1. Logga in i Klarna Merchant portal, klicka på Avräkningar i sidomenyn och ladda ner i CSV format den avräkningsnotan som det gäller.
I avräkningsnotan ser ni  webbutikens ordernummer under kolumnen "merchant_ref". Varje order har en rad för själva ordersumman samt 1 eller 2 rader för avgiften som Klarna debiterat.
 

2. Summera ihop avgifterna för att får fram totala avgifter for den ordern. Sedan får ni även lägga på momsen på avgiften, t.ex om avgiften är totalt 5kr så får ni fram momssumman genom ---> 5*0.25 = 1.25kr.
 

3. Klicka in på Fortnox kundfakturan och  klicka på "Inbetalning" högst upp i fakturan.

4. Skriv in det utbetalda beloppet vilket är fakturasumman minus avgiften+momsavgiften, så om fakturan var på 100kr så är utbetald summa 100-6.25kr. Klicka sedan på B för Bortskrivning. Se till att välja rätt utbetalningskonto, så om ni t.ex använder 1528 som inbetalningskonto/mellankonto i er Klarna Basic integration, så väljer ni det som konto för insbetalningen.

5. När ni klickat på B så ser ni Bortskrivningsrutan som i denna guide. Här konterar du en rad för Klarna avgift, t.ex 6060 —>5kr och en annan rad för momsavgiften, t.ex  2641 —>1.25kr Så totalt är det avgifter/bortskrivningar på 6.25kr och fakturans kvarsaldo ska bli noll.

Klicka på Spara så är det klart!

1. Logga in i Adyen och välj Merchant
   
   
   
   
   
    
2. Klicka på Finance och Settlment Details:
   
   
   
   
    
3. Här finns en lista på alla rapporter som finns att hämta ut. Se till att de är i XLS/Excel format. Klicka på nedladdningsikonen:
   
   
   
    

En kundfaktura prickas som betald i ekonomiprogrammet oftast en bankdag efter en avräkningsnota har genererats från Klarna's system för en utbetalning.
Klarna brukar oftast ha en fördröjning på 7-14 dagar från att ordern har aktiverats tills när pengarna betalas ut till bolagets bankkonto.

För att göra en allmän kontroll kan ni hämta ut den senaste avräkningsnotan från Klarna Kundportal under Avräkningar i CSV format. Här finner ni Webbutikens Ordernummer som ni kan söka på under Beställningar.

Klarna visar er då orderinformationen och kundens namn, kundens namn kan då söka på i Fortnox Kundfakturavy för att se om den kundfakturan som är betald från Klarna även är betalmarkerad i Fortnox eller ej.

Använder ni Fortnox Lager och önskar ansluta till en av våra integrationer som interagerar med Fortnox Faktura?

I sådana fall behöver ni göra detta för att fakturorna ska kunna bokföras:

1. Logga in i Fortnox och klicka på inställningar(kugghjulet)
2. Klicka på Fakturering >> Lager
3. Klicka Markera "Lagerhantering klar" automatiskt vid Bokför

 

Under Nummerserier och OCR i Fortnox faktureringsinställningar ställer du in fakturanumret för nästa kundfaktura. För att en faktura ska kunna skapas krävs att detta nummer inte redan används i en annan kundfaktura. Du säkerställer enkelt detta genom att se vad för nummer den senast skapade kundfakturan har under Fakturering > Kundfakturor i Fortnox. Numret för Kundfaktura under Nummerserier och OCR behöver vara det senaste kundfakturanumret + 1. 

Om den senaste skapade kundfakturan har nummer 5000, behöver numret under Kundfaktura i Nummerserier och OCR vara 5001. 

Balanskonton kallas de konton som ingår i balansräkningen, och som visar verksamhetens tillgångar, skulder och eget kapital. De konton som börjar med siffran 1 är tillgångar medan konton som börjar med siffran 2 utgörs av eget kapital och skulder.

Vi erbjuder integrationer som med hjälp av matchningsalgoritmer matchar inbetalningar med existerande kundfakturor i ekonomiprogrammet. Majoriteten av de integrationer vi erbjuder som betalmarkerar kundfakturor använder ett balanskonto där fakturainbetalningar hamnar temporärt. Bokföringen för de integrationer där vi vid uppsättningen av integrationen efterfrågar ett balanskonto fungerar på följande sätt: 

1. Fakturainbetalningen bokförs på valfritt balanskonto, t.ex. 1528. Inbetalningen för samtliga fakturor som har matchats och prickats som betalda landar på detta "mellankonto". 
2. Ett verifkat i valfri verifikationsserie skapas sedan för klumpsumman som betalats till bank och lyfter då bankinbetalningen från kredit 1528 till debet företagskonto, t.ex. 1930. 

Genom att använda ett balanskonto som "mellankonto" för samtliga fakturainbetalningar, hålls företagskontot (1930) alltid rent och snyggt med bokförda samlingsverifikat för varje bankutbetalning, oavsett om bolaget har enstaka eller hundratals ordrar per dag. 

Alla artiklar i Shopify måste ha ett unikt SKU (det gäller även produktvarianter) för att de ska importeras till ekonomiprogrammet. 

Shopify integrationen hämtar samtliga artiklar från Shopify, ser över varje artikels SKU och jämför med artikelnummer i ekonomiprogrammet. Intergationen hoppar över artiklar som har ett SKU som redan finns i ekonomiprogrammet och skapar artiklar som har ett SKU som inte finns i ekonomiprogrammet sedan innan. Om en artikel i Shopify saknar SKU hoppar integrationen helt och hållet över den artikeln. 

Om du märker att alla artiklar inte synkas från Shopify till ditt ekonomiprogram, börja med att säkerställa att samtliga artiklar i Shopify har ett unikt SKU.

Kunder som använder sig av Fortnox Lagermodul behöver göra en snabb inställning i sitt Fortnox konto för att säkerställa att integrationerna kommer att fungera som de ska, i kombination med Lagermodulen. 

Så här gör du: 

1. Logga in i Fortnox kontot
2. Klicka på kugghjulet/inställningar > Fakturering
3. Skrolla ned till Lager och sätt på "Markera "Lagerhantering klar" automatiskt vid Bokför".

Det var det hela! Nu kommer din integration att fungera utan konstigheter trots användningen av Fortnox Lagermodul. 

För att komma igång med Klarna integrationerna behövs Klarna API nycklar. Dessa hämtas från Klarna Merchant Portalen på följande sätt: 

1. Logga in i Klarna Merchant Portalen.
    
2. Klicka på Payment Settings >  Klarna API credentials.
   
   
    
3. Välj butiken det gäller och klicka på inloggningsuppgifter knappen för att skapa nycklarna. Spara nycklarna som en textfil. 
   Ni kopierar respektive genererade nycklar och klistrar in i inställningssidan i er kundportal hos Automatisera Mera. 
   
   
    
4. Klart!
    

Kopplingen är en matchningstjänst och matchar baserat på 3 parametrar:

-Webbutikens ordernummer (merchant_ref)

-Försäljningsdatum

-Ordersumma
 

Avräkningsnotorna i Klarna innehåller rader för varje order och varje order skannas mot en kundfaktura och vid en lyckad matchning så betalmarkeras kundfakturan.

Så rent logisk, om det finns kundfakturor kvar ekonomiprogrammet som inte betalmarkerats, så är det för att någon av de 3 matchningskriterierna inte överensstämde mellan Klarna och Fortnox. I dessa fall får ni göra en kontroll mellan era Klarna avräkningsnotor och kundfakturorna i ekonomiprogrammet för att identifiera varför uppgifterna inte överensstämmer och åtgärda det manuellt.

1. Aktivera alla de konton som ni har uppgett som bokföringskonton i Produktinställningarna vid uppstart.
   
2. Kundfakturor kommer att bokas gentemot de verifikationsserier som ni har upplagda i Fortnox inställningar.För vägledning kring inställningar för verifikationsserier, se här.
   
    
3. För att kunna använda våra integrationer behöver ni ha Fakturamodulen/licensen i Fortnox. (Gäller samtliga kopplingar förutom Dagskassa, Swish Handel, Adyen och Klarna Pro)
   
    
4. Ert Fortnox Konto måste vara inställt på Fakturametoden, ej Kontantmetoden.
    
5. Se till att ni har lagt in vilken verifikationsserie som ’Kundfakturor’ och ’Inbetalningar från kunder’ ska bokföras på. Dessa fält kan inte lämnas tomma. 
   
   
   

      6. Om bolaget säljer i andra valutor än SEK är det viktigt att lägga till de berörda valutorna i Fortnox inställningar. Detta           görs enkelt genom att logga in i Fortnox och klicka på Inställningar/kuggshjulsikonen.Sedan väljer ni Fakturering, Valuta         och kan där lägga till de valutor bolaget säljer i. Slå även på Ja för automatisk valutakursuppdatering, se mer nedan.

https://support.fortnox.se/sv_SE/administration/automatisk-uppdatering-av-valutakurser#:~:text=Inst%C3%A4llningen%20g%C3%B6r%20du%20genom%20att,till%20f%C3%B6r%20de%20automatiska%20valutakurserna.
 

Ja, vi får ofta in önskemål från redovisningskonsulter som vill bokföra ett helt räkenskapsår för en kund bak i tiden, andra som vill enbart bakhantera några månader.

Det går absolut att lösa, den vanliga månadsavgiften utgår då på antal önskade månader för hantering. Mejla oss på info@automatiseramera.se med detaljer så kan vi hjälpa er vidare.

Du styr själv momskonton i dina Fortnox inställningar. I Automatisera Mera användarportal väljer du intäktskonto och i Fortnox väljer du vilken moms som ska vara kopplad till respektive intäktskonto.

Kopplingen skickar en signal med intäktskontot du valt och Fortnox kommer automatiskt bokföra den momssats som du har kopplat till det intäktskontot.

För att ställa in momssatser gör du följande:

1. Logga in i Fortnox
2. Klicka på Register
3. Klicka på Kontoplan
4. Sök på det intäktskonto du vill ställa in momsen för
5. Välj momssats
6. Klicka på Spara

Nyttiga guider:

https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/208330685-Inst%C3%A4llningar-Moms

https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/208331025-Kontoplan

Vi erbjuder två olika Swish kopplingar:

1. Swish Handel – Fortnox

Denna integration automatiserar bokföringen av samtliga Swish-inbetalningar för dagen på ett samlingsverifikat, likt ett dagskasseavslut. Det skapas alltså verifikat, ej kundfakturor, då kopplingen jobbar med Fortnox bokföringsmodul och inte Fortnox fakturamodul. Verifikaten bokförs sedan som inbetalda (prickas som betalda). 

Inrapporteringen fungerar som sådan att man hämtar ut ett kontoutdrag från sin bank och rapporterar in detta i vår portal. Vår integration läser filen, skapar ett verifikat för varje försäljningsdag och bokför den dagliga försäljningen i Fortnox. 

2. Swish – Fortnox

Denna integration automatiserar bokföringen av Swish-inbetalningar på försäljningsdatumet genom en daglig synkning.

Denna integration bokför inbetalningar (prickar de som betalda), men skapar inte kundfakturor. För att automatisera hela flödet, behövs även en integration för att skapa kundfakturor för försäljning via Swish. Kontakta oss för att få förslag på en lösning som fungerar för just er. 

Plus automatiserar hela flödet, alltså skapande av kund, kundfaktura samt återrapportering. Denna integration lämpar sig för den som inte har några kundfakturor i ekonomiprogrammet  från någon annan integration.

Basic hanterar enbart återrapportering och lämpar sig för de kunder som redan har ordern/kundfakturan i ekonomiprogrammet och vill enbart matcha/pricka den som betald vid utbetalningstillfälle. T.ex kunder som har en webbutiks integration som skickar in ordrarna.

Det baseras på er webbutiks ordernr som ska finnas tillgänglig i kundfakturan i Fortnox eller Visma, under kolumnen ”Er referens”, "Vår Referens" alternativt ”Er ordernummer”.

Om ni har ordrar istället för kundfakturor i Fortnox så är det "Vår Referens" och ”Er referens” som gäller.

Integrationen stämmer av alla utbetalningar automatiskt, ingen manuell hantering krävs i de flesta fall.

Rent praktiskt inhämtar Automatisera Mera in kundens avräkningsnotor från betaltjänsten vid utbetalningsdag och inrapporterar dom  i Bokföringsprogrammet.

Inbetalningen bokförs på utbetalningsdatum med kontering för betalväxels transaktionsavgift och eventuell moms, se exempelbild från Fortnox.

De flesta redovisningsbyråer efterfrågar att inbetalningarna landar på en kundfodran / avstämningskonto. På så sätt får man en bra överblick, kan lätt stämma av samt hålla bankkontot rent och snyggt.
Klumpsumman som betalväxeln betalar ut redovisas med en enkel verifikation där summan lyfts från Kundfodran/Avstämnings kontot till Företagskontot, se exempel nedan.

Det går bra att välja vilken verifikationsserie som helt, det ställer man in enkelt på sin Kundportal.

Det kommer flyta på som vanligt utan några svårigheter. Det enda som behövs är att ni köper antal kopplingar ni behöver samt meddelar Klarna SFTP uppgifterna till oss.

För Fortnox har ni även möjlighet att ställa in olika bokföringskonton så att ni kan lättare följa er försäljningsstatistik per butik.

Exempelvis Butik A Sverige intäkter landar på 3001, Butik B Sverige intäkter landar på 3002 o.s.v.

Detta är en mycket uppskattad funktion bland våra större kunder som möjliggör en bättre överblick över de olika webbutiken intäkter, under årets gång.

Om du har aktiverat integrationen enligt våra instruktioner och fortfarande inte kan se dina avräkningar i Fortnox eller Visma kan orsaken vara att dina avräkningsnotor har fel format.

Detta löser du genom att uppdatera uppgifter i din Klarna Merchant Portal enligt följande steg: 

1. Logga in i din Klarna Merchant Portal
2. Klicka på ’Avräkningar’
   
3. Klicka på ’Konfigurera rapporter’
   
   
4. Klicka på ’Ändra’ för ftp
   
5. Lägg till följande kolumner i ”Inkludera”:

• • Sammanfattningsdel:
    • Totalbelopp försäljning

    • Totalbelopp avgifter

    • Totalbelopp returer

    • Totalbelopp upphävningar

    • Totalbelopp provisioner

    • Totalbelopp retentioner

    • Totalbelopp återbetalningar

    • Totalbelopp slutbetalningar

    • Totalbelopp avräkningar

    • Totalbelopp skatter

    • Betalningsreferens

    • Valutakod

    • Utbetalningsdatum

    • Butiks-ID

    • Avräkningstyp för handlare
      
       

  • Transaktionslista: 

    • Transaktionstyp

    • Aktiveringsdatum

    • Försäljningsdatum
    • Order-ID
    • Kort order-ID
    • Aktiverings-ID
    • Butiksreferens 1
    • Butiksreferens 2
    • Summa
    • Valutakod

När du är klar ska sidan se ut på följande sätt:

När du är klar klickar du på ”Spara konfiguration” i vänstra hörnet.

Du kan då själv direkt skicka in filer genom att klicka på nedan knapp.

Om du behöver ytterligare guidning kan du chatta med Klarna Butikssupport så kan dom vägleda dig hela vägen. 

Plus kopplingarna + webbutiks kopplingar hanterar automatiskt alla returer/återbetalningar. Dessa bokförs som kreditfakturor i Kundfakture vyn.

För att returer ska kunna matchas i Basic versionerna krävs det att kreditfakturan finns färdig i Fortnox.

Integrationerna har stöd för försäljning till alla länder och valutor. För Fortnox ställer man in vilket försäljningskonto man vill ha för:

Försäljning inom SE
Försäljning inom EU
Försäljning utom EU

Så om det är försäljning till Europeiska kunder och ni har valt konto 3106, landar alla ordrar på konto 3106 med angiven valuta .Kopplingen skickar ej in några momskonton utan följer Fortnox grundinställningar, så det momskod/typ som man har ställt in på intäktskontot under Kontoplanen är det som kommer konteras på verifikationen.

För Visma eEkonomi räknar Visma själv ut intäktskonto och momskonto baserat på kundens land.

Kopplingen löser detta. Vi hanterar alla valutor och avstämningen fungerar exakt som med vanlig inhemsk valuta, det enda som skiljer är att man bokar summorna i angiven valuta och ej SEK. Allt bokförs korrekt utifrån dagens valutakurs.

Ja, alla våra kopplingar  stödjer 100+ olika valutor.