Integrationsfunktioner

-Skapar upp order eller faktura i ekonomiprogrammet

-Skapar upp kunden i ekonomiprogrammet i samband vid ordertillfälle om kunden inte finns redan

-Skapar produkter och synkar lagersaldo

 

Kunder

När en order läggs i Magento kommer integrationen att skapa upp samma order i ekonomiprogrammet. Information som synkas över är fakturaadress, leveransadress, organisationsnummer, email , telefon och namn.

 

Faktura eller Order

Programmet kan skapa upp en order antingen som en Order eller Faktura. Det finns möjlighet att ställa in ett specifikt orderstatus för Magento ordern som en trigger. Ni kan exempelvis ställa in att enbart ordrar med status Behandlad ska synkas.

Fakturan/Ordern kommer få det betalvillkor som ni ställt in i integrationen, exempelvis kod 30 för 30 dagar. Det finns inte möjlighet i dagsläget att få olika betalvillkor på kundnivå i fakturan. När en faktura skapas upp i ekonomiprogrammet har ni möjlighet att ställa in om fakturan ska bokföras eller inte.

För Fortnox finns det möjlighet att särskilja försäljningskonton på landsnivå och typnivå, exempelvis 3020 för Tyskland, 3522 för Frakt Export, 3023 Företagskund Framktike etc.

Integrationen skickar in en order/faktura och konterar för det valda försäljningskontot, därefter är det Fortnox system internt som kalkylerar momsen baserat på er kontoplan. Det går även bra att ställa in så att integrationen ej skickar in något försäljningskonto på orderraden. Den kommer då enbart skicka in Artikelnummer, pris och levererat antal och ekonomiprogrammet i sin tur konterar försäljningskontot baserat på de konto inställningar ni har inlagt på artikeln.
Ordersynk sker varje kvart.

 

Produkter

Produkterna är kärnkomponenten webbutiken och med denna integration finns det möjligheter att sätta upp ett utav 3 scenarion för hur integrationen ska jobba gällande produksynkronisering. Produktsynken utförs generellt varannan timma och kan ta mellan 5min till 30min beroende på hur stor produktkatalog bolaget har. En butik med 1000 produkter tar i snitt 8min.

Viktigt**

-Säkerställ att alla produkter  alltid har ett SKU / Artikelnummer i Magento eftersom detta fält används som unik identifierare


 

MAGENTO SOM MASTER FÖR ALL PRODUKTSYNK

-Programmet hämtar upp Artikel informationen namn, pris, lagerantal , inköpspris samt vikt från Magento och skapar upp artikeln i ekonomiprogrammet.

-Synkar lagersaldo för existerande artiklar dagligen baserat på Magento's saldo

Inga förinställningar krävs förutom att alla artiklar i Magento måste ha ett unikt artikelnummer.

 

HYBRID-MAGENTO SOM MASTER FÖR PRODUKTER & EKONOMIPROGRAMMET SOM MASTER FÖR SALDO

-Programmet hämtar upp Artikel informationen namn, pris, lagerantal , inköpspris, EAN samt vikt från Magento och skapar upp artikeln i ekonomiprogrammet, om artikeln inte finns.

-Synkar lagersaldo till Magento för existerande artiklar dagligen baserat på ekonomiprogrammets saldo

För existerande produkter behöver ni säkerställa att Artikelnummer är detsamma i Magento som i ekonomiprogrammet samt att alla artiklar i Magento måste ha ett unikt artikelnummer.

Det beror lite på vilka problem du vill lösa med integrationer. Vi listar de olika alternativen och vilken som är lämpligast för vilket behov.

 

Vi är ute efter en lösning som bara sköter bokföringen, vi arbetar inte i ekonomiprogrammet med lagerhantering
I detta fall funkar våra Plus integrationer utmärkt som en lösning och då behövs ingen webbshops koppling eftersom ingen produktdata behöver synkas. Klarna Plus, Stripe Plus, Paypal Plus, Nets Easy Plus och Svea Plus arbetar alla på samma sätt, de inhämtar utbetalningsfiler från betalväxeln och redovisar varje order för sig i kundreskontran.
Då inhämtningen kommer från betalväxeln och inte webbshoppen så kan kund och produktdata vara skralt. Nedan listas de begränsningar som finns för vilka integrationer:

Paypal Plus:
- Går ej att använda om man säljer i flera i samma land eftersom Paypal inte redovisar momssatser.
- Orgnummer för företagskunder är inte tillgängligt
- I vissa fall saknas information om vilken produkt som har sålts, i detta fall är fakturabeskrivningen en generisk beskrivning
- Artikelnummer inkluderas inte i Fakturan.

Stripe Plus:
- Går ej att använda om man säljer i flera i samma land eftersom Paypal inte redovisar momssatser.
- Orgnummer för företagskunder är i vissa fall tillgängligt
- Information saknas om vilken produkt som har sålts, i detta fall är en generisk beskrivning
- Artikelnummer inkluderas inte i Fakturan.

Klarna, Nets Easy och Svea har inte ovan begränsningar.
 

 

Vi är ute efter en lösning som synkar kund, order orch produktdata till ekonomiprogrammet
Här behövs det en kombo lösning mellan en webshops integration och en avstämningsintegration. Ett vanligt scenario bland våra kunder är att de har en Shopify eller Woocommerce webbutik och använder en eller flera betalväxlar. De använder ekonomiprogrammet för att inhämta lagersaldo som ska synkas till webbutiken eller vice versa. I detta fall behöver ni en integration för webbshoppen och X antal Basic/Pay integrationer baserat på hur många betalväxlar ni erbjuder. Ett vanligt upplägg är:
-Shopify integration --> sköter import av kunder, ordrar, produkter och synkar lagersaldo
-Shopify Pay integration --> sköter avstämning av utbetalningar från betalväxlar som har avtal med Shopify, bland annat Stripe, Klarna och Shopify Pays egna betalväxel.
-Paypal Basic integration --> sköter avstämning av utbetalningar från Paypal. Separat koppling behövs eftersom Paypal inte  har avtal /är inkluderad i Shopify Payments betallösning.

 

Automatisera Basic och Pay integrationer är byggda för att automatisera den löpande avstämningen av utbetalningar som sker från betalväxlelleverantörer. Många e-handlare idag erbjuder sina kunder många olika betalalternativ och avstämningen av utbetalngar för webbutikens ordrar är minst sagt en utmaning.
Nästan alla betalväxlar betalar ut en klumpsumma till företagskontot som representerar ett antal ordrar som är skapade på hemsidan/webbutiken - en dag, en vecka eller flera veckor tidigare. Betalningsfrekevensen beror på vilket avtal och möjligheter som varje betalväxel erbjuder. De allra flesta betalväxlar debiterar en transaktionsavgift och vissa av dessa betalväxlar's avgifter är momsbelagda, medans andra är inte det. Alla betalväxlar förutom Swish debiterar avgiften innan utbetalning vilket gör att utbetalt belopp och orderbelopp inte är detsamma. Vissa betalväxlar erbjuder utbetalningar i olika valutor till olika valutakonton och då finns behovet att även kunna styra dessa till respektive valuta konto i kontoplanen.

Att manuellt söka upp ordrar för vid varje utbetalningstillfälle, matcha dom med ordrar eller fakturor i ekonomiprogrammet, kontera för eventuella avgifter och moms på avgifter, samt beräkna utbetalda belopp när order eller utbetalning är i annan valuta är minsta sagt ett hästjobb, bådar för manuella misstag och är ett av dom tråkigaste admin uppgifterna man kan ha. Det tar i snitt en människa 6 minuter att genomföra ovan steg, medans våra integrationer kan utföra samma uppgift på 4 sekunder.

Automatisera Mera har legat i framkanten för automatisering av avstämningsprogram och var först ut med att leverera lösningar för Klarna V3, Nets Easy, Swish, Adyen och Bambora. Idag erbjuder vi lösningar för alla stora betalväxlar i marknaden och det pågår ett ständigt kontinuerligt utveklingsarbete för att stötta nya betalväxelleverantörer. Vår styrka ligger i den avancerade matchningslogiken som har en hög kapaciteten av lyckad matching och betalrapportering för ordrar som har annan valuta än utbetalt belopp, för krediter, delkrediter och splittade ordrar.

Våra kunder som har provat på samma tjänst hos andra leverantörer ger feedbacken att ingen leverantör har gett så goda resultat som Automatisera Mera's tjänst. Oftast provar kunden på med en betalväxel, är nöjda med resultatet och lägger på ytterligare integrationer för andra betalväxlar. Vår retention rate för kunder som prenumererar på avstämningsintegrationer är 96%.



En överblick över hur de olika integrationerna fungerar
Alla avstämningslösningar förutom Swish följer samma struktur, fakturainbetalningen konteras på ett avstämningskonto/mellankonto och klumpsumman som inkommit till bankkontot konteras på ett företagets bankkonto. På så sätt hälls företagskontot städat och man kan snabbare och enklare uppsöka eventuella differenser i avstämningskontot.
Alla integrationer stödjer krediter och delkrediter. Träffsäkerheten för återbetalningar ligger i dasgläget på 86%.
Alla integrationer klarar av att matcha både Order eller Faktura i ekonomiprogrammet.

Stripe Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är antingen transaktionsID eller kunduppgifter
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.


Klarna Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Klarar av att skapa upp kreditfaktura om det saknas i ekonomiprogrammet då vissa e-handelsplattformar inte stödjer importer av krediter till ekonomiprogrammet.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.



Paypal Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är antingen transaktionsID eller kunduppgifter
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data
- Då Paypal verkar som en bank och debiteras ingen moms  på avgiften och fakturainbetalningen konteras direkt på valt utbetalningskonto, inget mellankonto används här.




Nets Easy Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Klarar av att skapa upp kreditfaktura om det saknas i ekonomiprogrammet då vissa e-handelsplattformar inte stödjer importer av krediter till ekonomiprogrammet.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.


Svea Basic
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Klarar av att skapa upp kreditfaktura om det saknas i ekonomiprogrammet då vissa e-handelsplattformar inte stödjer importer av krediter till ekonomiprogrammet.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.

Shopify Pay
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
-Hela flödet är automatiserat, ingen manuell handpåläggning krävs vid import av data.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.


Bambora
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Import av data innebär ett manuellt moment av att mejla in fil till skanningsadress.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.

Swish
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Import av data innebär ett manuellt moment av att mejla in fil till skanningsadress.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan direkt på bankkontot.
- Inga avgifter konteras då Swish fakturerar bolaget separat.

Adyen
- Stödjer kontostyrning per valuta. Exempelvis konteras EUR utbetalningar på valutakontot för EUR om bolaget har olika konton uppsatta.
- Matchningsidentifierare är webbshoppens ordernummer
- Kan hantera differenser mellan olika valutor. Exempelvis om ordern är på 50 EUR och utbetalt belopp är 478.3 SEK.
- Import av data innebär ett manuellt moment av att mejla in fil till skanningsadress.
- Orderutbetalningar prickas av på fakturan och klumpsumman utbetalt till banken konteras på separat verifikation.
- Konterar för avgifter och moms på avgifter.

Med Automatisera Mera  Byråpartner får er byrå tillgång till en byråportal för att enkelt kunna administrera era kunders integrationer samt inhämta avvikelserapporter. Alla våra byråkunder har möjlighet att ansluta ett obegränsat antal klienter och visionen med byråportalen är att göra det enkelt för dig som konsult att ha en samlad plats  för administration av samtliga kunder.

Partner programmet är kostnadsfritt och vi erbjuder även förmånliga priser och kickback för byråer som ansluter en större mängd integrationer.

 

Nyfiken på att veta mer hur det är att samarbeta med oss på Automatisera Mera?

Välkommen att kontakta oss på byrapartners@automatiseramera.se.

Automatisera Mera integrationsplattform tillhandahåller en självbetjäningsportal(kundportal) som fungerar som en resurs och en utgångspunkt för kunder som vill hantera sina integrationer, eller för byråpartners som vill administrera sina kunders integrationer.
I självbetjäningsportalen kan ni administrerat era app inställningar, här finner ni även svar på vanliga frågor, uppstartsguide samt information kring integratiionens funktioner. I standardsupporten ingår det mejlsupport kring integrationens inställningar och funktionaliteter. Supporten är öppen 8-17 varje vardag och ärenden besvaras oftast inom 1-2 arbetsdagar.

 


Ingår i Standardsupport:

-Tillgång till självbetjäningsportalen
-Mejlsupport 8-17 varje vardag
-Supporten assisterar kring programtekniska funktioner för integrationerna och vägleder kring app inställningar i självserviceportalen.



 

Ingår inte i Standardsupport:

-Support och vägledning för tredjepartsprogram, exempelvis ekonomiprogrammet eller webbutiken.
-Assistants och rådgivning för att lägga upp nytt flöde eller ändra existerande flöde
-Förändringar i tredjepartssystem som resulterade i störningar i existerande integrationsflöde och som kräver ny konfiguration eller uppsättning.
-Konsultation kring systemflöden
-Felsökning för störningar ej orsakade av Automatisera Mera's tjänst men som påverkar bolagets integrationsflöde

 

 

I vilka fall behöver vi köpa till premium support?

Om ni har behov av personlig kontakt, frekvent telefonsupport eller snabbare svarstider finns det möjlighet att köpa till ett SLA Paket för premium support. Följande SLA paket finns tillgängliga:

SLA BUSINESS - Personlig support, svarstid inom 24h, 995:-/mån.
SLA ENTERPRISE - Personlig support, svarstid inom 2h, 1800:-/mån.



I vilka fall behöver vi köpa till konsult timmar?

-Om ni har behov av en integrationsspecialist som behöver investera tid och resurser i just er bolags behov och flöden för att strukturera och vägleda i er digitaliseringsresa.
-Utbidlning av ny personal kring systemintegrationerna och bolagets flöde.
-Felsökning som härledes från en tredjepartsprogram som påverkar ert integrationsflöde

Timkostnad för konsultation är 1200:-/h ex moms.

Som ny kund med onboarding paket kommer du att få konfigurationshjälp för integrationen samt vägledning inför uppstarten. En integrationstekniker kommer stötta er så att rätt inställningar utifrån ert flöde ställs in och säkerställer vid integrationsaktivering att systemen talar med varandra baserat på valda inställningar. Om flera parter är inblandade såsom redovisningsekonom och företagsägare så koordinerar vi med samtliga partner för bästa möjliga uppstart.


Ingår i tjänsten:

-Koordinering med samtliga relevanta parter för samverkan kring lämpligast konfiguration

-Assistans med konfigurering av integrationsinställningar

-Kontroll så att samtliga nödvändiga inställningar i ekonomiprogrammet och käll appen är inlagda.

-Vägledning kring grundläggande funktioner i ekonomiprogrammet.

 

Ingår inte i tjänsten:

-Eventuella förinställningar som behöver finnas i ekonomiprogrammet. Exempelvis uppsättning av kontoplan, OSS konto etc.

-Förarbete i käll appen, t.ex om produkter, kategorier, produktinformation, kunder m.m ska skapas upp eller förberedas i webbshoppen.


Tack vare vår mångåriga erfarenhet inom systemintegrationer och e-handelsbranchen så har vi en god grundförståelse och kompetens för hur man bäst sätter upp ett automatiserat flöde mellan olika program och har hjälpt många bolag i olika storlekar att digitalisera. Om ni har behov av mer djupgående stöd och konsultation är ni välkommen att kontakta oss för att beställa konsultationstimmar.
-

1. Logga in i ditt Wix konto och gå till API Manager för att generera nyckeln.
Namnge nyckeln och välj Basic Permissions.

 

2. Kopiera din Site ID och klistra in den i dina integrations inställningar i Automatisera Mera kundportal. Site ID hittar du i URL fältet när du är inloggad i ditt Wix konto, d.v.s efter /dashboard delen här:

 


 

 

Klart!

1. När du loggar in i Paypal, klicka på Developer i menyn.

 

2. Klicka sedan in på Business Development  knappen så ser du en underlänk som heter Developer Dashboard, klicka på den så kommer du till er utvecklar Paypal portal.

 

Se till att LIVE är inställt och sedan klicka på Apps & Credentials upp i menyn.

3. Nu kn ni skapa en app i LIVE miljö och ge den namnet Automatisera Mera, så kommer Paypal returnera API nycklar.
Det är Client ID och Client secret som ni behöver hämta ut.

4. Klicka in på appen och lägg till dessa behörigheter.

5. Kopiera dessa nycklar och klistra in dom i er Automatisera Mera kundportal under App inställningar. Klart!

 

1. Säkerställ att alla era artiklar i Quickbutik har ett artikel/skunummer. Artikelnummret bör inte innehålla andra typer av tecken än siffror, bokstäver och bindestreck. Undvik absolut specialtecken i artikelnummren som exempelvis / + , [ " o.s.v.

2. Under Inställningar >> Allmänt, se till att ställa in priser ink moms, fyll i momssats för produkter och även momssatsen som är gällande för fraktavgiften.

 

3. Om ni säljer utanför Sverige och använder Fortnox, lägg till de valutor som ni säljer i under Inställningar >> Valutor i Fortnox.

4. Om er firma är OSS pliktig och ni använder Fortnox som ekonomiprogram, förbered genom att skapa upp intäkt och momskonton i Fortnox kontoplan och sedan sammanlänka dessa i Automatisera Mera kundportal. Se utförlig Fortnox guide som vi har sammanställt.

5. För bästa kompatibilitet rekommenderar vi att ni använder Fakturametoden som redovisningsmetod.

 

 

 

Klarna Pro integrationen inhämtar CSV filer från Klarna API, inskannar dessa och rapporterar därefter försäljning och utbetalningar i Fortnox. Följ dessa instruktioner för att säkerställa att era rapporter följer rätt kolumn struktur.

 

1. Klicka på Settlements i Menyn och därefter Add new Configuration för CSV och Merchant Portal API.

 

 

2. Rapport Layouten ska vara likt detta

3. Summary section ska innehålla dessa fält

4. Slutligen ska order raderna innehålla dessa kolumner:

I de fall där Fortnox användare har Lagermodulen aktiverad finns det inget sätt att skapa en order eller kundfaktura med via Fortnox API med Levererat antal högre än 0 för en artikel vars lagersaldo i Fortnox är 0 eller mindre. Oavsett vad våra integrationer skickar in som Levererat antal i dessa fall kommer Fortnox att lägga Levererat antal för artikeln i fråga som 0, vilket också resulterar i att summan på artikelraden är 0. Det finns dessvärre ingenting vi kan göra från vårt håll i dessa fall. 

 

Potentiell lösning är en av följande: 

  1. Avaktivera Fortnox Lagermodul - det går då bra att skapa fakturarader med Levererat antal högre än 0 även om lagersaldot för artikeln är 0 eller lägre. 
  2. Se till att lagersaldona för era artiklar i Fortnox alltid överstiger 0. 
     

När Ekonomiprogrammet är Master för produkter krävs det att man tillämpar en viss typ av struktur för artikelnamn.
 
Fortnox och Visma Admin har inte stöd för varianterstrukturer, till skillnad från Woocommerce. Vilket gör att när integrationen ska synka mellan de två olika systemen så behöver det finnas tydlig information om vilken typ artikeln är, en variant eller en huvudprodukt. Detta innebär att ni behöver strukturera upp artikelnummer för alla artiklar på ett sätt som tyddliggör vad som är en variant och vad som är en huvudprodukt.
 
Såhär går ni tillväga.
Varje Huvudprodukt måste ha sitt egna unika artikelnummer och dess varianter måste ha ett artikelnummer som innehåller huvuprodukten + variantens artikelnummer.
 
 
Tänk att du har 1 huvudprodukt och den har 3 varianter, då lägger du upp artikelnummret i Ekonomiprogrammet/Woocommerce såhär:
 
Huvudprodukten Golvlampa
Artikelnummer : TT
 
 
Varianter av Golvlampan
Artikelnummer : TT-375t58
Artikelnummer : TT-27465
Artikelnummer : TT-39475

1.Själva fakturan inrapporteras via kopplingen till Fortnox i originalvaluta på köpdatumet, som exempelvis EUR.  

2.Fortnox i sin tur omvandlar automatiskt Euro summan i B-verifikatet till SEK baserat på Riksbankens kurs.
3.Men Stripe och andra PSP använder sig av en annan växelkurs än Riksbankens, därav skillnaden.

Du kan läsa mer om Stripe valutahantering nedan:

https://stripe.com/docs/currencies/conversions

https://stripe.com/docs/currencies

När det kommer till C-verifikatet så inrapporteras det till Fortnox alltid i SEK från oss baserat på Forex valutakurs. Denna valutakurs skiljer sig från Stripe's egna, oftast har PSP aktörerna en sämre valutakurs som ett sätt att öka sina intäkter. Så diffensen kan man bokföra med ett manuellt verifikat en gång i månaden som valutakursdifferens.

Vi tar gärna ett förutsättningslöst möte med er för att lyssna in era behov och se om vi kan hitta en teknisk lösning.
Hur vi jobbar:

1. Samtal
Vi lyssnar av vad du som kund behöver och tar fram ett förslag på det som vi rekommenderar för just dig och din verksamhet.

2. Affär
Offert skickas med estimering av arbetstimmar för utveckling och projektledning. Ni inkommer med en detaljerad kravspec och därefter kan kontraktet skrivs på. Relevanta kontakpersoner kopplas in och vi bokar in ett uppstartsmöte.

3. Programmering
Programmeringen påbörjas med er kravspecifikation som underlag och en dedikerad projektledare håller kontinuerlig kontakt med er utefter utvecklingens gång.


4. Leverans
Vi tillhandahåller tjänsten och tillsammans med er går vi igenom funtkionerna och säkerställer att programmet jobbar korrekt.
Därefter slår vi på automatiseringen i skarp miljö.

Javisst, det har vi stöd för. Logga in i er kundportal och ställ in/mappa de intäktskonton ni vill ha för dom specifika länderna.

I denna guide finner du en generell överblick.
https://automatiseramera.se/nya-funktioner-oss-st-d/

Gällande momskontot för varje intäkskonto så styr ni detta i era Fortnox inställningar, under kontoplanen.

Se nedan guide.
https://automatiseramera.se/faq/?search=Hur%20funkar%20Fortnox%20momsinst%C3%A4llningar%20f%C3%B6r%20apparna?

Om du har aktiverat integrationen enligt våra instruktioner och fortfarande inte kan se dina avräkningar i Fortnox eller Visma kan orsaken vara att dina avräkningsnotor har fel format.

Detta löser du genom att uppdatera uppgifter i din Klarna Merchant Portal enligt följande steg: 

  1. Logga in i din Klarna Merchant Portal
     
  2. Klicka på "Avräkningar"  > "Konfigurera rapporter"



     
  3. Klicka på "Ändra" för CSV - Merchant Portal & API 


     
  4. Dina inställningar ska se ut på följande sätt: 


    FORMATTERING



    LAYOUT


    SAMMANFATTNINGSDEL


    TRANSAKTIONSLISTA

 

När du är klar klickar du på ”Spara konfiguration” längst ner i högra hörnet.

 

Om du behöver ytterligare guidning kan du chatta med Klarna Butikssupport så kan dom vägleda dig hela vägen. 

1. Logga in i Klarna Merchant portal, klicka på Avräkningar i sidomenyn och ladda ner i CSV format den avräkningsnotan som det gäller.
I avräkningsnotan ser ni  webbutikens ordernummer under kolumnen "merchant_ref". Varje order har en rad för själva ordersumman samt 1 eller 2 rader för avgiften som Klarna debiterat.
 

2. Summera ihop avgifterna för att får fram totala avgifter for den ordern. Sedan får ni även lägga på momsen på avgiften, t.ex om avgiften är totalt 5kr så får ni fram momssumman genom ---> 5*0.25 = 1.25kr.
 

3. Klicka in på Fortnox kundfakturan och  klicka på "Inbetalning" högst upp i fakturan.

 

4. Skriv in det utbetalda beloppet vilket är fakturasumman minus avgiften+momsavgiften, så om fakturan var på 100kr så är utbetald summa 100-6.25kr. Klicka sedan på B för Bortskrivning. Se till att välja rätt utbetalningskonto, så om ni t.ex använder 1528 som inbetalningskonto/mellankonto i er Klarna Basic integration, så väljer ni det som konto för insbetalningen.

 

5. När ni klickat på B så ser ni Bortskrivningsrutan som i denna guide. Här konterar du en rad för Klarna avgift, t.ex 6060 —>5kr och en annan rad för momsavgiften, t.ex  2641 —>1.25kr Så totalt är det avgifter/bortskrivningar på 6.25kr och fakturans kvarsaldo ska bli noll.

Klicka på Spara så är det klart!

 

  1. Logga in i Adyen och välj Merchant





     
  2. Klicka på Finance och Settlment Details:




     
  3. Här finns en lista på alla rapporter som finns att hämta ut. Se till att de är i XLS/Excel format. Klicka på nedladdningsikonen:



     

En kundfaktura prickas som betald i ekonomiprogrammet oftast en bankdag efter en avräkningsnota har genererats från Klarna's system för en utbetalning.
Klarna brukar oftast ha en fördröjning på 7-14 dagar från att ordern har aktiverats tills när pengarna betalas ut till bolagets bankkonto.


För att göra en allmän kontroll kan ni hämta ut den senaste avräkningsnotan från Klarna Kundportal under Avräkningar i CSV format. Här finner ni Webbutikens Ordernummer som ni kan söka på under Beställningar.


Klarna visar er då orderinformationen och kundens namn, kundens namn kan då söka på i Fortnox Kundfakturavy för att se om den kundfakturan som är betald från Klarna även är betalmarkerad i Fortnox eller ej.

Använder ni Fortnox Lager och önskar ansluta till en av våra integrationer som interagerar med Fortnox Faktura?

 

I sådana fall behöver ni göra detta för att fakturorna ska kunna bokföras:

1. Logga in i Fortnox och klicka på inställningar(kugghjulet)
2. Klicka på Fakturering >> Lager
3. Klicka Markera "Lagerhantering klar" automatiskt vid Bokför

Under Nummerserier och OCR i Fortnox faktureringsinställningar ställer du in fakturanumret för nästa kundfaktura. För att en faktura ska kunna skapas krävs att detta nummer inte redan används i en annan kundfaktura. Du säkerställer enkelt detta genom att se vad för nummer den senast skapade kundfakturan har under Fakturering > Kundfakturor i Fortnox. Numret för Kundfaktura under Nummerserier och OCR behöver vara det senaste kundfakturanumret + 1. 

Om den senaste skapade kundfakturan har nummer 5000, behöver numret under Kundfaktura i Nummerserier och OCR vara 5001. 

Balanskonton kallas de konton som ingår i balansräkningen, och som visar verksamhetens tillgångar, skulder och eget kapital. De konton som börjar med siffran 1 är tillgångar medan konton som börjar med siffran 2 utgörs av eget kapital och skulder.

Vi erbjuder integrationer som med hjälp av matchningsalgoritmer matchar inbetalningar med existerande kundfakturor i ekonomiprogrammet. Majoriteten av de integrationer vi erbjuder som betalmarkerar kundfakturor använder ett balanskonto där fakturainbetalningar hamnar temporärt. Bokföringen för de integrationer där vi vid uppsättningen av integrationen efterfrågar ett balanskonto fungerar på följande sätt: 

  1. Fakturainbetalningen bokförs på valfritt balanskonto, t.ex. 1528. Inbetalningen för samtliga fakturor som har matchats och prickats som betalda landar på detta "mellankonto". 
  2. Ett verifkat i valfri verifikationsserie skapas sedan för klumpsumman som betalats till bank och lyfter då bankinbetalningen från kredit 1528 till debet företagskonto, t.ex. 1930. 

Genom att använda ett balanskonto som "mellankonto" för samtliga fakturainbetalningar, hålls företagskontot (1930) alltid rent och snyggt med bokförda samlingsverifikat för varje bankutbetalning, oavsett om bolaget har enstaka eller hundratals ordrar per dag. 

 

Alla artiklar i Shopify måste ha ett unikt SKU (det gäller även produktvarianter) för att de ska importeras till ekonomiprogrammet. 

Shopify integrationen hämtar samtliga artiklar från Shopify, ser över varje artikels SKU och jämför med artikelnummer i ekonomiprogrammet. Intergationen hoppar över artiklar som har ett SKU som redan finns i ekonomiprogrammet och skapar artiklar som har ett SKU som inte finns i ekonomiprogrammet sedan innan. Om en artikel i Shopify saknar SKU hoppar integrationen helt och hållet över den artikeln. 

Om du märker att alla artiklar inte synkas från Shopify till ditt ekonomiprogram, börja med att säkerställa att samtliga artiklar i Shopify har ett unikt SKU.

Kunder som använder sig av Fortnox Lagermodul behöver göra en snabb inställning i sitt Fortnox konto för att säkerställa att integrationerna kommer att fungera som de ska, i kombination med Lagermodulen. 

Så här gör du: 

  1. Logga in i Fortnox kontot
  2. Klicka på kugghjulet/inställningar > Fakturering
  3. Skrolla ned till Lager och sätt på "Markera "Lagerhantering klar" automatiskt vid Bokför".

 

Det var det hela! Nu kommer din integration att fungera utan konstigheter trots användningen av Fortnox Lagermodul. 

För att komma igång med Klarna integrationerna behövs Klarna API- och SFTP-nycklar. Dessa hämtas från Klarna Merchant Portalen på följande sätt: 

För att göra era inställningar behöver ni hämta ut API- och FTP nycklar från Klarna. Detta gör ni på följande sätt: 

  1. Logga in i Klarna Merchant Portalen.
     
  2. Klicka på inställningar i menyfältet till vänster.


     
  3. Klicka på inloggningsuppgifter för API > Generera nya inloggningsuppgifter för API. Spara nycklarna som en textfil. 



     
  4. Klicka på SFTP-inloggningsuppgifter > Generera nya SFTP-nycklar. Spara nycklarna som en textfil.


 

Ni kopierar respektive genererade nycklar och klistrar in i inställningssidan i er kundportal hos Automatisera Mera. 

Kopplingen är en matchningstjänst och matchar baserat på 3 parametrar:

-Webbutikens ordernummer (merchant_ref)

-Försäljningsdatum

-Ordersumma
 

Avräkningsnotorna i Klarna innehåller rader för varje order och varje order skannas mot en kundfaktura och vid en lyckad matchning så betalmarkeras kundfakturan.

Så rent logisk, om det finns kundfakturor kvar ekonomiprogrammet som inte betalmarkerats, så är det för att någon av de 3 matchningskriterierna inte överensstämde mellan Klarna och Fortnox. I dessa fall får ni göra en kontroll mellan era Klarna avräkningsnotor och kundfakturorna i ekonomiprogrammet för att identifiera varför uppgifterna inte överensstämmer och åtgärda det manuellt.

  1. Aktivera alla de konton som ni har uppgett som bokföringskonton i Produktinställningarna vid uppstart.
  2. Kundfakturor kommer att bokas gentemot de verifikationsserier som ni har upplagda i Fortnox inställningar.För vägledning kring inställningar för verifikationsserier, se här.

     
  3. För att kunna använda våra integrationer behöver ni ha Fakturamodulen/licensen i Fortnox. (Gäller samtliga kopplingar förutom Dagskassa, Swish Handel, Adyen och Klarna Pro)

     
  4. Ert Fortnox Konto måste vara inställt på Fakturametoden. Om ni kör Kontantmetoden kommer Klarna, Stripe samt Paypal integrationer att ej gå igenom.
     
  5. Se till att ni har lagt in vilken verifikationsserie som ’Kundfakturor’ och ’Inbetalningar från kunder’ ska bokföras på. Dessa fält kan inte lämnas tomma. 


 

      6. Om bolaget säljer i andra valutor än SEK är det viktigt att lägga till de berörda valutorna i Fortnox inställningar. Detta           görs enkelt genom att logga in i Fortnox och klicka på Inställningar/kuggshjulsikonen.Sedan väljer ni Fakturering, Valuta         och kan där lägga till de valutor bolaget säljer i. Slå även på Ja för automatisk valutakursuppdatering, se mer nedan.

https://support.fortnox.se/sv_SE/administration/automatisk-uppdatering-av-valutakurser#:~:text=Inst%C3%A4llningen%20g%C3%B6r%20du%20genom%20att,till%20f%C3%B6r%20de%20automatiska%20valutakurserna.
 

Ja, vi får ofta in önskemål från redovisningskonsulter som vill bokföra ett helt räkenskapsår för en kund bak i tiden, andra som vill enbart bakhantera några månader.

Det går absolut att lösa, den vanliga månadsavgiften utgår då på antal önskade månader för hantering. Mejla oss på info@automatiseramera.se med detaljer så kan vi hjälpa er vidare.

Du styr själv momskonton i dina Fortnox inställningar. I Automatisera Mera användarportal väljer du intäktskonto och i Fortnox väljer du vilken moms som ska vara kopplad till respektive intäktskonto.

Kopplingen skickar en signal med intäktskontot du valt och Fortnox kommer automatiskt bokföra den momssats som du har kopplat till det intäktskontot.

För att ställa in momssatser gör du följande:

  1. Logga in i Fortnox
  2. Klicka på Register
  3. Klicka på Kontoplan
  4. Sök på det intäktskonto du vill ställa in momsen för
  5. Välj momssats
  6. Klicka på Spara

Nyttiga guider:

https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/208330685-Inst%C3%A4llningar-Moms

https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/208331025-Kontoplan

Vi erbjuder två olika Swish kopplingar:

1. Swish Handel – Fortnox

Denna integration automatiserar bokföringen av samtliga Swish-inbetalningar för dagen på ett samlingsverifikat, likt ett dagskasseavslut. Det skapas alltså verifikat, ej kundfakturor, då kopplingen jobbar med Fortnox bokföringsmodul och inte Fortnox fakturamodul. Verifikaten bokförs sedan som inbetalda (prickas som betalda). 

Inrapporteringen fungerar som sådan att man hämtar ut ett kontoutdrag från sin bank och rapporterar in detta i vår portal. Vår integration läser filen, skapar ett verifikat för varje försäljningsdag och bokför den dagliga försäljningen i Fortnox. 

2. Swish – Fortnox

Denna integration automatiserar bokföringen av Swish-inbetalningar på försäljningsdatumet genom en daglig synkning.

Denna integration bokför inbetalningar (prickar de som betalda), men skapar inte kundfakturor. För att automatisera hela flödet, behövs även en integration för att skapa kundfakturor för försäljning via Swish. Kontakta oss för att få förslag på en lösning som fungerar för just er. 

Plus automatiserar hela flödet, alltså skapande av kund, kundfaktura samt återrapportering. Denna integration lämpar sig för den som inte har några kundfakturor i ekonomiprogrammet  från någon annan integration.

 

Basic hanterar enbart återrapportering och lämpar sig för de kunder som redan har ordern/kundfakturan i ekonomiprogrammet och vill enbart matcha/pricka den som betald vid utbetalningstillfälle. T.ex kunder som har en webbutiks integration som skickar in ordrarna.

Det baseras på er webbutiks ordernr som ska finnas tillgänglig i kundfakturan i Fortnox eller Visma, under kolumnen ”Er referens”, "Vår Referens" alternativt ”Er ordernummer”.

Om ni har ordrar istället för kundfakturor i Fortnox så är det "Vår Referens" och ”Er referens” som gäller.

Integrationen stämmer av alla utbetalningar automatiskt, ingen manuell hantering krävs i de flesta fall.

Rent praktiskt inhämtar Automatisera Mera in kundens avräkningsnotor från betaltjänsten vid utbetalningsdag och inrapporterar dom  i Bokföringsprogrammet.

Inbetalningen bokförs på utbetalningsdatum med kontering för betalväxels transaktionsavgift och eventuell moms, se exempelbild från Fortnox.

De flesta redovisningsbyråer efterfrågar att inbetalningarna landar på en kundfodran / avstämningskonto. På så sätt får man en bra överblick, kan lätt stämma av samt hålla bankkontot rent och snyggt.
Klumpsumman som betalväxeln betalar ut redovisas med en enkel verifikation där summan lyfts från Kundfodran/Avstämnings kontot till Företagskontot, se exempel nedan.

Det går bra att välja vilken verifikationsserie som helt, det ställer man in enkelt på sin Kundportal.

 

 

 

 

Det kommer flyta på som vanligt utan några svårigheter. Det enda som behövs är att ni köper antal kopplingar ni behöver samt meddelar Klarna SFTP uppgifterna till oss.

För Fortnox har ni även möjlighet att ställa in olika bokföringskonton så att ni kan lättare följa er försäljningsstatistik per butik.

Exempelvis Butik A Sverige intäkter landar på 3001, Butik B Sverige intäkter landar på 3002 o.s.v.

Detta är en mycket uppskattad funktion bland våra större kunder som möjliggör en bättre överblick över de olika webbutiken intäkter, under årets gång.

Om du har aktiverat integrationen enligt våra instruktioner och fortfarande inte kan se dina avräkningar i Fortnox eller Visma kan orsaken vara att dina avräkningsnotor har fel format.

Detta löser du genom att uppdatera uppgifter i din Klarna Merchant Portal enligt följande steg: 

  1. Logga in i din Klarna Merchant Portal
  2. Klicka på ’Avräkningar’
  3. Klicka på ’Konfigurera rapporter’

  4. Klicka på ’Ändra’ för ftp
  5. Lägg till följande kolumner i ”Inkludera”:
    • Sammanfattningsdel:
      • Totalbelopp försäljning
      • Totalbelopp avgifter

      • Totalbelopp returer

      • Totalbelopp upphävningar

      • Totalbelopp provisioner

      • Totalbelopp retentioner

      • Totalbelopp återbetalningar

      • Totalbelopp slutbetalningar

      • Totalbelopp avräkningar

      • Totalbelopp skatter

      • Betalningsreferens

      • Valutakod

      • Utbetalningsdatum

      • Butiks-ID

      • Avräkningstyp för handlare

         

    • Transaktionslista: 
      • Transaktionstyp

      • Aktiveringsdatum

      • Försäljningsdatum
      • Order-ID
      • Kort order-ID
      • Aktiverings-ID
      • Butiksreferens 1
      • Butiksreferens 2
      • Summa
      • Valutakod

När du är klar ska sidan se ut på följande sätt:

   

När du är klar klickar du på ”Spara konfiguration” i vänstra hörnet.

Du kan då själv direkt skicka in filer genom att klicka på nedan knapp.

 

 

Om du behöver ytterligare guidning kan du chatta med Klarna Butikssupport så kan dom vägleda dig hela vägen. 

Plus kopplingarna + webbutiks kopplingar hanterar automatiskt alla returer/återbetalningar. Dessa bokförs som kreditfakturor i Kundfakture vyn.

För att returer ska kunna matchas i Basic versionerna krävs det att kreditfakturan finns färdig i Fortnox.

Integrationerna har stöd för försäljning till alla länder och valutor. För Fortnox ställer man in vilket försäljningskonto man vill ha för:

Försäljning inom SE
Försäljning inom EU
Försäljning utom EU

 

Så om det är försäljning till Europeiska kunder och ni har valt konto 3106, landar alla ordrar på konto 3106 med angiven valuta .Kopplingen skickar ej in några momskonton utan följer Fortnox grundinställningar, så det momskod/typ som man har ställt in på intäktskontot under Kontoplanen är det som kommer konteras på verifikationen.

 

För Visma eEkonomi räknar Visma själv ut intäktskonto och momskonto baserat på kundens land.

 

 

Kopplingen löser detta. Vi hanterar alla valutor och avstämningen fungerar exakt som med vanlig inhemsk valuta, det enda som skiljer är att man bokar summorna i angiven valuta och ej SEK. Allt bokförs korrekt utifrån dagens valutakurs.

Ja, alla våra kopplingar  stödjer 100+ olika valutor.