Om du har aktiverat integrationen enligt våra instruktioner och fortfarande inte kan se dina avräkningar i Fortnox eller Visma kan orsaken vara att dina avräkningsnotor har fel format.

Detta löser du genom att uppdatera uppgifter i din Klarna Merchant Portal enligt följande steg: 

  1. Logga in i din Klarna Merchant Portal
     
  2. Klicka på "Avräkningar"  > "Konfigurera rapporter"



     
  3. Klicka på "Ändra" för CSV - Merchant Portal & API 


     
  4. Dina inställningar ska se ut på följande sätt: 


    FORMATTERING



    LAYOUT


    SAMMANFATTNINGSDEL


    TRANSAKTIONSLISTA

 

När du är klar klickar du på ”Spara konfiguration” längst ner i högra hörnet.

 

Om du behöver ytterligare guidning kan du chatta med Klarna Butikssupport så kan dom vägleda dig hela vägen. 

1. Logga in i Klarna Merchant portal, klicka på Avräkningar i sidomenyn och ladda ner i CSV format den avräkningsnotan som det gäller.
I avräkningsnotan ser ni  webbutikens ordernummer under kolumnen "merchant_ref". Varje order har en rad för själva ordersumman samt 1 eller 2 rader för avgiften som Klarna debiterat.
 

2. Summera ihop avgifterna för att får fram totala avgifter for den ordern. Sedan får ni även lägga på momsen på avgiften, t.ex om avgiften är totalt 5kr så får ni fram momssumman genom ---> 5*0.25 = 1.25kr.
 

3. Klicka in på Fortnox kundfakturan och  klicka på "Inbetalning" högst upp i fakturan.

 

4. Skriv in det utbetalda beloppet vilket är fakturasumman minus avgiften+momsavgiften, så om fakturan var på 100kr så är utbetald summa 100-6.25kr. Klicka sedan på B för Bortskrivning. Se till att välja rätt utbetalningskonto, så om ni t.ex använder 1528 som inbetalningskonto/mellankonto i er Klarna Basic integration, så väljer ni det som konto för insbetalningen.

 

5. När ni klickat på B så ser ni Bortskrivningsrutan som i denna guide. Här konterar du en rad för Klarna avgift, t.ex 6060 —>5kr och en annan rad för momsavgiften, t.ex  2641 —>1.25kr Så totalt är det avgifter/bortskrivningar på 6.25kr och fakturans kvarsaldo ska bli noll.

Klicka på Spara så är det klart!

 

  1. Logga in i Adyen och välj Merchant





     
  2. Klicka på Finance och Settlment Details:




     
  3. Här finns en lista på alla rapporter som finns att hämta ut. Se till att de är i XLS/Excel format. Klicka på nedladdningsikonen:



     

En kundfaktura prickas som betald i ekonomiprogrammet oftast en bankdag efter en avräkningsnota har genererats från Klarna's system för en utbetalning.
Klarna brukar oftast ha en fördröjning på 7-14 dagar från att ordern har aktiverats tills när pengarna betalas ut till bolagets bankkonto.


För att göra en allmän kontroll kan ni hämta ut den senaste avräkningsnotan från Klarna Kundportal under Avräkningar i CSV format. Här finner ni Webbutikens Ordernummer som ni kan söka på under Beställningar.


Klarna visar er då orderinformationen och kundens namn, kundens namn kan då söka på i Fortnox Kundfakturavy för att se om den kundfakturan som är betald från Klarna även är betalmarkerad i Fortnox eller ej.

Använder ni Fortnox Lager och önskar ansluta till en av våra integrationer som interagerar med Fortnox Faktura?

 

I sådana fall behöver ni göra detta för att fakturorna ska kunna bokföras:

1. Logga in i Fortnox och klicka på inställningar(kugghjulet)
2. Klicka på Fakturering >> Lager
3. Klicka Markera "Lagerhantering klar" automatiskt vid Bokför

Under Nummerserier och OCR i Fortnox faktureringsinställningar ställer du in fakturanumret för nästa kundfaktura. För att en faktura ska kunna skapas krävs att detta nummer inte redan används i en annan kundfaktura. Du säkerställer enkelt detta genom att se vad för nummer den senast skapade kundfakturan har under Fakturering > Kundfakturor i Fortnox. Numret för Kundfaktura under Nummerserier och OCR behöver vara det senaste kundfakturanumret + 1. 

Om den senaste skapade kundfakturan har nummer 5000, behöver numret under Kundfaktura i Nummerserier och OCR vara 5001. 

Balanskonton kallas de konton som ingår i balansräkningen, och som visar verksamhetens tillgångar, skulder och eget kapital. De konton som börjar med siffran 1 är tillgångar medan konton som börjar med siffran 2 utgörs av eget kapital och skulder.

Vi erbjuder integrationer som med hjälp av matchningsalgoritmer matchar inbetalningar med existerande kundfakturor i ekonomiprogrammet. Majoriteten av de integrationer vi erbjuder som betalmarkerar kundfakturor använder ett balanskonto där fakturainbetalningar hamnar temporärt. Bokföringen för de integrationer där vi vid uppsättningen av integrationen efterfrågar ett balanskonto fungerar på följande sätt: 

  1. Fakturainbetalningen bokförs på valfritt balanskonto, t.ex. 1528. Inbetalningen för samtliga fakturor som har matchats och prickats som betalda landar på detta "mellankonto". 
  2. Ett verifkat i valfri verifikationsserie skapas sedan för klumpsumman som betalats till bank och lyfter då bankinbetalningen från kredit 1528 till debet företagskonto, t.ex. 1930. 

Genom att använda ett balanskonto som "mellankonto" för samtliga fakturainbetalningar, hålls företagskontot (1930) alltid rent och snyggt med bokförda samlingsverifikat för varje bankutbetalning, oavsett om bolaget har enstaka eller hundratals ordrar per dag. 

 

Alla artiklar i Shopify måste ha ett unikt SKU (det gäller även produktvarianter) för att de ska importeras till ekonomiprogrammet. 

Shopify integrationen hämtar samtliga artiklar från Shopify, ser över varje artikels SKU och jämför med artikelnummer i ekonomiprogrammet. Intergationen hoppar över artiklar som har ett SKU som redan finns i ekonomiprogrammet och skapar artiklar som har ett SKU som inte finns i ekonomiprogrammet sedan innan. Om en artikel i Shopify saknar SKU hoppar integrationen helt och hållet över den artikeln. 

Om du märker att alla artiklar inte synkas från Shopify till ditt ekonomiprogram, börja med att säkerställa att samtliga artiklar i Shopify har ett unikt SKU.

Kunder som använder sig av Fortnox Lagermodul behöver göra en snabb inställning i sitt Fortnox konto för att säkerställa att integrationerna kommer att fungera som de ska, i kombination med Lagermodulen. 

Så här gör du: 

  1. Logga in i Fortnox kontot
  2. Klicka på kugghjulet/inställningar > Fakturering
  3. Skrolla ned till Lager och sätt på "Markera "Lagerhantering klar" automatiskt vid Bokför".

 

Det var det hela! Nu kommer din integration att fungera utan konstigheter trots användningen av Fortnox Lagermodul. 

För att komma igång med Klarna integrationerna behövs Klarna API- och SFTP-nycklar. Dessa hämtas från Klarna Merchant Portalen på följande sätt: 

För att göra era inställningar behöver ni hämta ut API- och FTP nycklar från Klarna. Detta gör ni på följande sätt: 

  1. Logga in i Klarna Merchant Portalen.
     
  2. Klicka på inställningar i menyfältet till vänster.


     
  3. Klicka på inloggningsuppgifter för API > Generera nya inloggningsuppgifter för API. Spara nycklarna som en textfil. 



     
  4. Klicka på SFTP-inloggningsuppgifter > Generera nya SFTP-nycklar. Spara nycklarna som en textfil.


 

Ni kopierar respektive genererade nycklar och klistrar in i inställningssidan i er kundportal hos Automatisera Mera. 

Kopplingen är en matchningstjänst och matchar baserat på 3 parametrar:

-Webbutikens ordernummer (merchant_ref)

-Försäljningsdatum

-Ordersumma
 

Avräkningsnotorna i Klarna innehåller rader för varje order och varje order skannas mot en kundfaktura och vid en lyckad matchning så betalmarkeras kundfakturan.

Så rent logisk, om det finns kundfakturorna kvar ekonokmiprogrammet som inte betalmarkerats, så är det för att någon av de 3 matchningskriterierna inte överensstämde mellan Klarna och Fortnox. I dessa fall får ni göra en kontroll mellan era Klarna avräkningsnotor och kundfakturorna i ekonomiprogrammet för att identifiera varför uppgifterna inte överensstämmer och åtgärda det.

  1. Aktivera alla de konton som ni har uppgett som bokföringskonton i Produktinställningarna vid uppstart.
  2. Kundfakturor kommer att bokas gentemot de verifikationsserier som ni har upplagda i Fortnox inställningar.För vägledning kring inställningar för verifikationsserier, se här.

     
  3. För att kunna använda våra integrationer behöver ni ha Fakturamodulen/licensen i Fortnox. (Gäller samtliga kopplingar förutom Dagskassa, Swish Handel, Adyen och Klarna Pro)

     
  4. Ert Fortnox Konto måste vara inställt på Fakturametoden. Om ni kör Kontantmetoden kommer Klarna, Stripe samt Paypal integrationer att ej gå igenom.
     
  5. Se till att ni har lagt in vilken verifikationsserie som ’Kundfakturor’ och ’Inbetalningar från kunder’ ska bokföras på. Dessa fält kan inte lämnas tomma. 


 

      6. Om bolaget säljer i andra valutor än SEK är det viktigt att lägga till de berörda valutorna i Fortnox inställningar. Detta           görs enkelt genom att logga in i Fortnox, klicka på Inställningar>Fakturering>Valuta och där lägga till de valutor bolaget         säljer i.

 

Ja, vi får ofta in önskemål från redovisningskonsulter som vill bokföra ett helt räkenskapsår för en kund bak i tiden, andra som vill enbart bakhantera några månader.

Det går absolut att lösa, den vanliga månadsavgiften utgår då på antal önskade månader för hantering. Mejla oss på info@automatiseramera.se med detaljer så kan vi hjälpa er vidare.

Du styr själv momskonton i dina Fortnox inställningar. I Automatisera Mera användarportal väljer du intäktskonto och i Fortnox väljer du vilken moms som ska vara kopplad till respektive intäktskonto.

Kopplingen skickar en signal med intäktskontot du valt och Fortnox kommer automatiskt bokföra den momssats som du har kopplat till det intäktskontot.

För att ställa in momssatser gör du följande:

  1. Logga in i Fortnox
  2. Klicka på Register
  3. Klicka på Kontoplan
  4. Sök på det intäktskonto du vill ställa in momsen för
  5. Välj momssats
  6. Klicka på Spara

Nyttiga guider:

https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/208330685-Inst%C3%A4llningar-Moms

https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/208331025-Kontoplan

Vi erbjuder två olika Swish kopplingar:

1. Swish Handel – Fortnox

Denna integration automatiserar bokföringen av samtliga Swish-inbetalningar för dagen på ett samlingsverifikat, likt ett dagskasseavslut. Det skapas alltså verifikat, ej kundfakturor, då kopplingen jobbar med Fortnox bokföringsmodul och inte Fortnox fakturamodul. Verifikaten bokförs sedan som inbetalda (prickas som betalda). 

Inrapporteringen fungerar som sådan att man hämtar ut ett kontoutdrag från sin bank och rapporterar in detta i vår portal. Vår integration läser filen, skapar ett verifikat för varje försäljningsdag och bokför den dagliga försäljningen i Fortnox. 

2. Swish – Fortnox

Denna integration automatiserar bokföringen av Swish-inbetalningar på försäljningsdatumet genom en daglig synkning.

Denna integration bokför inbetalningar (prickar de som betalda), men skapar inte kundfakturor. För att automatisera hela flödet, behövs även en integration för att skapa kundfakturor för försäljning via Swish. Kontakta oss för att få förslag på en lösning som fungerar för just er. 

Plus automatiserar hela flödet, alltså skapande av kund, kundfaktura samt återrapportering. Denna integration lämpar sig för den som inte har några kundfakturor i ekonomiprogrammet  från någon annan integration.

 

Basic hanterar enbart återrapportering och lämpar sig för de kunder som redan har ordern/kundfakturan i ekonomiprogrammet och vill enbart matcha/pricka den som betald vid utbetalningstillfälle. T.ex kunder som har en webbutiks integration som skickar in ordrarna.

Det baseras på er webbutiks ordernr som ska finnas tillgänglig i kundfakturan i Fortnox eller Visma, under kolumnen ”Er referens”, "Vår Referens" alternativt ”Er ordernummer”.

Om ni har ordrar istället för kundfakturor i Fortnox så är det "Vår Referens" och ”Er referens” som gäller.

Integrationen stämmer av alla utbetalningar automatiskt, ingen manuell hantering krävs i de flesta fall.

Rent praktiskt inhämtar Automatisera Mera in kundens avräkningsnotor från betaltjänsten vid utbetalningsdag och inrapporterar dom  i Bokföringsprogrammet.

Inbetalningen bokförs på utbetalningsdatum med kontering för betalväxels transaktionsavgift och eventuell moms, se exempelbild från Fortnox.

De flesta redovisningsbyråer efterfrågar att inbetalningarna landar på en kundfodran / avstämningskonto. På så sätt får man en bra överblick, kan lätt stämma av samt hålla bankkontot rent och snyggt.
Klumpsumman som betalväxeln betalar ut redovisas med en enkel verifikation där summan lyfts från Kundfodran/Avstämnings kontot till Företagskontot, se exempel nedan.

Det går bra att välja vilken verifikationsserie som helt, det ställer man in enkelt på sin Kundportal.

 

 

 

 

Det kommer flyta på som vanligt utan några svårigheter. Det enda som behövs är att ni köper antal kopplingar ni behöver samt meddelar Klarna SFTP uppgifterna till oss.

För Fortnox har ni även möjlighet att ställa in olika bokföringskonton så att ni kan lättare följa er försäljningsstatistik per butik.

Exempelvis Butik A Sverige intäkter landar på 3001, Butik B Sverige intäkter landar på 3002 o.s.v.

Detta är en mycket uppskattad funktion bland våra större kunder som möjliggör en bättre överblick över de olika webbutiken intäkter, under årets gång.

Om du har aktiverat integrationen enligt våra instruktioner och fortfarande inte kan se dina avräkningar i Fortnox eller Visma kan orsaken vara att dina avräkningsnotor har fel format.

Detta löser du genom att uppdatera uppgifter i din Klarna Merchant Portal enligt följande steg: 

  1. Logga in i din Klarna Merchant Portal
  2. Klicka på ’Avräkningar’
  3. Klicka på ’Konfigurera rapporter’

  4. Klicka på ’Ändra’ för ftp
  5. Lägg till följande kolumner i ”Inkludera”:
    • Sammanfattningsdel:
      • Totalbelopp försäljning
      • Totalbelopp avgifter

      • Totalbelopp returer

      • Totalbelopp upphävningar

      • Totalbelopp provisioner

      • Totalbelopp retentioner

      • Totalbelopp återbetalningar

      • Totalbelopp slutbetalningar

      • Totalbelopp avräkningar

      • Totalbelopp skatter

      • Betalningsreferens

      • Valutakod

      • Utbetalningsdatum

      • Butiks-ID

      • Avräkningstyp för handlare

         

    • Transaktionslista: 
      • Transaktionstyp

      • Aktiveringsdatum

      • Försäljningsdatum
      • Order-ID
      • Kort order-ID
      • Aktiverings-ID
      • Butiksreferens 1
      • Butiksreferens 2
      • Summa
      • Valutakod

När du är klar ska sidan se ut på följande sätt:

   

När du är klar klickar du på ”Spara konfiguration” i vänstra hörnet.

Du kan då själv direkt skicka in filer genom att klicka på nedan knapp.

 

 

Om du behöver ytterligare guidning kan du chatta med Klarna Butikssupport så kan dom vägleda dig hela vägen. 

Plus kopplingarna + webbutiks kopplingar hanterar automatiskt alla returer/återbetalningar. Dessa bokförs som kreditfakturor i Kundfakture vyn.

För att returer ska kunna matchas i Basic versionerna krävs det att kreditfakturan finns färdig i Fortnox.

Integrationerna har stöd för försäljning till alla länder och valutor. För Fortnox ställer man in vilket försäljningskonto man vill ha för:

Försäljning inom SE
Försäljning inom EU
Försäljning utom EU

 

Så om det är försäljning till Europeiska kunder och ni har valt konto 3106, landar alla ordrar på konto 3106 med angiven valuta .Kopplingen skickar ej in några momskonton utan följer Fortnox grundinställningar, så det momskod/typ som man har ställt in på intäktskontot under Kontoplanen är det som kommer konteras på verifikationen.

 

För Visma eEkonomi räknar Visma själv ut intäktskonto och momskonto baserat på kundens land.

 

 

Kopplingen löser detta. Vi hanterar alla valutor och avstämningen fungerar exakt som med vanlig inhemsk valuta, det enda som skiljer är att man bokar summorna i angiven valuta och ej SEK. Allt bokförs korrekt utifrån dagens valutakurs.

Ja, alla våra kopplingar  stödjer 100+ olika valutor.